Het belang van een goeie User Adoption

In een vorige blogpost toonden we je de 4 stappen naar een slimme en duurzame digitalisering. Dat zo een ingrijpend proces niet over één nacht ijs gaat, spreekt voor zich.

In deze blogpost lichten we kort het belang van een goeie User Adoption toe, want nu je bedrijf klaar is voor de toekomst, is deze stap heel belangrijk. Je transformatie kan er bij staan of vallen.

Wat moet je verstaan onder User Adoption?

Nieuwe IT-tools, nieuwe software of veranderde bedrijfsprocessen vragen heel wat aanpassing bij je medewerkers. Hoe gaan ze er mee om? Bots je op weerstand? Is er voldoende kennis in huis?

Hoe zorg je er voor dat je medewerkers de nieuwe tools en al hun mogelijkheden optimaal zullen gebruiken? Hoe kunnen ze er het volle potentieel van leren inzien, begrijpen en inzetten? Het zijn slechts enkele factoren die je succes mee bepalen.

Wat houdt User Adoption in?

Onze jarenlange ervaring in digitaliseren leerde ons dat veel staat of valt bij een goeie training en coaching. En dat doorheen alle fasen van een project. Zo bouwden we een hoop ervaring op in hoe je met verandering omgaat. Als bedrijf, maar ook bij je medewerkers.

Kort samengevat bouwen we op 3 pijlers wanneer het gaat om User Adoption:

1 . Leren: zowel jij als je medewerkers (en misschien ook wel enkele van je stakeholders) moeten nieuwe kennis, ervaringen opdoen en skillsets aanleren om van de verandering en bijhorende nieuwe tools een succes te maken.

2. Change Management: om tot dat succes te komen heb je onder meer sterk leiderschap en goeie communicatie nodig. En hands-on training en begeleiding. Zo creëer je de broodnodige betrokkenheid en bereidheid om de nieuwe tools en werkwijzen correct toe te passen.

3. Governance: duidelijke afspraken maken goeie vrienden. Overzichtelijke, heldere communicatie, regels en richtlijnen omtrent de verandering, nieuwe bedrijfsprocessen en/of tools helpen je een heel eind op weg. Informatie, kennis en documentatie die het iedereen een pak makkelijker en begrijpelijker maken. Kennis die je laat groeien, zodat je medewerkers hun enthousiasme en opgedane ervaringen (spontaan) kunnen gaan delen met de rest.

Alvast 3 belangrijke pijlers als je van je vernieuwing of digitale transformatie een succesverhaal wil maken. ConXioN kan je hier in helpen. Wij geven regelmatig demo’s en opleidingen die je bij ons in ons Experience Center kan bijwonen, of die we bij jou in-house kunnen geven.

Slim online meetings houden met MS Teams

Microsoft Teams biedt je haast ongelimiteerde mogelijkheden om je teamwerk en bijhorende meetings bijzonder productief en (tijds)efficiënt te maken. Leer ten volle gebruik te maken van al deze features en train je team op regelmatige basis deze optimaal te benutten. Je zal zien hoeveel vlotter, aangenamer en veel praktischer je kan (samen)werken. We geven je enkele tips voor een productieve online meeting:

Vóór de meeting:

  • zet je camera aan voor je een ‘face to face’ meeting begint
  • gebruik de functie ‘background blur’ als dat nodig is. Zo wordt niemand onnodig afgeleid
  • sluit andere applicaties eventueel af en zet je telefoon op stil. Zo focus je je volledig op de meeting

Tijdens de meeting:

  • als je dat wil, kan je eenvoudig je meeting opnemen (audio, video en screen sharing). Het kan van pas komen op een later tijdstip
  •  geef je tijdens de meeting een specifieke training, bestand of instructie? Deel dan je scherm. Zo kan iedereen makkelijker volgen
  •  multitasken tijdens een meeting kan eenvoudig. Neem bv. snel notities terwijl je je gedeeld scherm verkleint

Na de meeting:

  • je meeting opgenomen? Dan vind je die snel terug in Microsoft Stream
  • iets snel terugvinden in je opname? Gebruik dan ‘Speaker Track’ of zoek eenvoudig door het ‘Transcript’
  • binnenkort komt er een nieuwe ‘feature’ die het je mogelijk maakt simpel taken toe te kennen binnen je team op basis van wat in de meeting werd besproken

Wil je ontdekken wat MS Teams je allemaal kan bieden?

Office Of The Future

De Nieuwe Manier Van Werken

We staan niet meer aan het begin, maar midden in een Nieuw Tijdperk als het gaat om (mobiel) werken en kantoorbenutting.

Heel wat bedrijven hebben het moeilijk de juiste profielen in hun bedrijf te krijgen en te houden. Verschillende generaties op de werkvloer, en dus ook verschillende gebruikersprofielen met elk andere wensen en noden, vormen een grote challenge bij bedrijven en HR-departemetnen. HP’s Office of the Future en ConXioN snellen bedrijven te hulp met deze pop-up toer doorheen België, waarmee ze bedrijven sensibiliseren rond de nieuwe uitdagingen én voordelen voor bedrijven.

Wat is The Office of the Future?

Het concept ontstond een tijd geleden bij HP België. Als expert in the New Way of Working wil HP met dit initiatief de brug slaan tussen HR en IT. The Office of the Future schetst de evolutie van onze vernieuwde manier van werken, op en rond kantoor. HP sensibiliseert hiermee rond problematieken zoals mobiliteit, burn-out en algemeen welzijn van werknemers en toont de verschillende mogelijkheden voor bedrijven.

 60% van de werknemers in België zijn kenniswerknemers. Dat wil zeggen dat die elke dag achter een pc zitten. Elk bedrijf staat onder druk om continue groei te realiseren. Maar we zien ook dat er daardoor redelijk wat druk komt op de werknemer. HP wil bedrijven mee informeren rond de vele mogelijkheden die de New Way of Working hen en haar medewerkers kan bieden.

Activity Based Working: wat houdt dat in? Wat zijn de voordelen er van?

Eén van de duidelijke trends die zich aftekenen in het Nieuwe Manier van Werken is Activity Based Working. Exit klassieke kantoorindelingen en jobuitvoering. Een woordje uitleg:

4 generaties op de werkvloer: hoe ga je daar mee om?

Meerdere bedrijven zien verschillende generaties op de werkvloer. Elk heeft zijn eisen en noden. Niet iedereen werkt op dezelfde manier of tijdstippen. Hoe ga je daar als bedrijf mee om? Hoe bereid je je het best voor?

Hoe bereid je je als bedrijf best voor op deze New Way of Working?

Hoe overtuig je bedrijven mee te stappen in dit verhaal?

(HR-manager Febe Houtekier)

Conclusie?

Er is geen ‘1 fits all’ oplossing. HP en ConXioN willen bedrijven uitnodigen tijdig na te denken over the War on Talent (het vinden en behouden van de juiste profielen in een bedrijf) en hoe ze hun groei, efficiëntie en productiviteit tijdig kunnen bijsturen. De New Way of Working is geen hype-gegeven, maar harde realiteit. Dat vraagt om een aanpassing bij bedrijven, maar biedt heel wat positieve challenges die het bedrijf sterker en aantrekkelijker kunnen maken. Die tijdige bijsturing vraagt om de juiste expertise en begeleiding. Maatwerk inzake Change Management en User Adoption. Maar ook een mentaliteitsbijsturing. En dat gaat niet over één nacht ijs.

Begeleiding nodig naar de New Way of Working?

Stijging Internetoplichting tijdens weekend Black Friday

November bracht ons Halloween en bij sommigen al de eerste kriebels naar – jawel – de Kerstperiode. Maar nog voor we daar zijn, kennen we al enkele jaren het fenomeen Black Friday, dat overwaaide uit de USA. Het laatste weekend van november staat ondertussen al goed bekend als “koopjesweekend”, zowel in de fysieke winkels als via e-shopping. En geef toe: wat is makkelijker en sneller dan uren in overvolle winkelstraten te gaan lopen? Jawel: online shoppen.

Over de voorbije jaren zien we dan ook een sterke stijging aan online transacties via het Internet. Eenvoudig in slechts enkele klikken, en – in vele gevallen – ‘s anderendaags thuis of op het werk geleverd. Ideaal dus ook om tijdens de pauze op het werk vlug mee te dingen voor de beste deals die Black Friday brengt. Maar laat je niet vangen. Cybercriminelen zien met deze momenten hun kansen schoon en beschouwen jou, zonder je het vaak doorhebt, als hapklare prooi. Met onderstaande eenvoudige tips geven we je wat slim advies zodat jouw Black Friday niet in mineur eindigt.

Piek in cybercrime en oplichting tijdens koopjesweekend

Tijdens koopjesweekends als Black Friday en Cyber Monday, zien we een duidelijke stijging in cybercriminialiteit. Hackers zien hun kans schoon en ‘fake websites’ schieten als paddestoelen uit de grond, ongemerkt voor de surfer. Ze verschijnen tussen de betaalde advertenties en lijken een heel betrouwbare shopwebsite. Een verzamelwebsite van aantrekkelijke deals en kortingen, of een kopie van een bekende webwinkel.

Phishing is sneller gebeurd dan je denkt

Wie er op inlogt of boekingen en betalingen doet, bevindt zich op glad ijs. Voor hackers is het een koud kunstje kredietkaartgegevens online te stelen (phishing). Maar ook via advertenties op het internet, en via ogenschijnlijk betrouwbare e-mails worden gegevens vaak en makkelijk gestolen!

Om je te helpen veiliger te surfen en online te shoppen, geven je graag enkele tips:

  • Denk voor je klikt. Klinkt simpel, maar die ene te snelle klik kan het verschil maken
  • Klik niet zomaar op aantrekkelijke internetreclame. Bekijk heel goed welk websiteadres er bij staat. Soms verschillen die maar enkele letters van de echte
  • Bezoek je toch een website? Kijk dan of die een juist beveiligingscertificaat heeft (je ziet dat onder meer door de ‘S’ na ‘http’) Let op: dit betekent nog geen garantie te zijn dat het om een betrouwbare website gaat
  • Wees kritisch: kan die superaanbieding wel? Is het niet iéts te mooi om waar te zijn? Ga niet te snel in op dit soort aanbiedingen tijdens periodes als het Black Friday-weekend: er is jaarlijks een piek in cybercriminaliteit in die periode
  • Zorg voor een veilige internetverbinding, zowel thuis als op het werk. Cisco Umbrella bijvoorbeeld kan website op autoriteit en betrouwbaarheid inschatten en websitebezoeken blokkeren als die een slechte of ongekende reputatie heeft. Zo ben jij niet enkel beschermd, maar ook je device en – ja – zelfs je hele bedrijfsnetwerk
  • Dubbelcheck: kijk wie de afzender is. Bekijk de inhoud. E-mails worden heel vaak vervalst en lijken echt te zijn, bv van je baas of collega. Twijfel je? Bel de persoon even op om na te gaan of de email wel echt van hem of haar komt
  • Gebruik slimme en veilige software zoals Office 365. Die komt met een slimme mailbox die vreemde of dubieuze afzenders kan afblokken, zodat ze je mailbox niet eens kunnen bereiken
  • Neem geen risico: moet je bij een boeking, bestelling of betaling online naar het buitenland overschrijven? Doe dit dan vooral zeker niet. Zo vermijd je dat je kaartgegevens worden gestolen en men aan je bankrekening kan

Wil je zeker zijn van je stuk en optimaal beveiligd? Zowel thuis als op kantoor?

Via een gelaagde security krijgen cybercriminelen geen kans meer.

In 4 stappen naar een Slimme en Duurzame Digitalisering

Digitalisering is al jaren geen buzz-woord meer, een bizz-woord des te meer. Technologie disrupteert en transformeert markten en industrieën. Het komt met grote ‘challenges’, maar nog meer met erg interessante nieuwe mogelijkheden. De high speed trein van de technologie stopt niet, maar je mist best geen halte.

Digitaal Transformeren: hoe begin je daar aan?

Alles begint bij een duidelijke en doordachte visie en strategie. Waar wil of moet je als bedrijf naar toe? Wil je sneller kunnen anticiperen op uitdagingen in je markt en t.o.v. je concurrenten? Wil je je bedrijfsprocessen vernieuwen, versnellen of vereenvoudigen? Wil je je medewerkers mobieler en veiliger laten werken?

1. Visie, audit en strategie: laat je bijstaan door externe experten

Op basis van die elementen bepaal je je digitale strategie: hoe wil je dit bereiken en op welke termijn. Via een audit inventariseer je je huidige ICT-infrastructuur en  -uitdagingen, en daarbij kijk je ook waar je naar toe wil als bedrijf. ConXioN heeft jarenlange ervaring in digitalisering en kan je perfect bijstaan bij je audit en het mee helpen ondersteunen en uitbouwen van je visie en strategie. Zo kan je rekenen op een partner die je van a tot z begeleidt in je digitale transformatie. Wij denken als trusted partner en advisor met je mee en vertalen je bedrijfsdoelstellingen naar een sterk digitaal plan.

2. Creëer een intern draagvlak

Het lijkt vanzelfsprekend, maar het wordt vaak onderschat of zelfs helemaal niet aan gedacht. Door te werken met interne ‘champions’ heb je alvast enthousiaste kenners en doeners die mee je intern traject kunnen dragen en sturen. Je draagvlak is ook mee bepalend om snel ‘business use cases’ te vinden, die je zullen helpen sneller te testen en beslissen. Ga op zoek naar de  quick wins.

Werken met een externe partner als ConXioN, biedt je een houvast doordat we je ontzorgen van je IT en jij je kan focussen op je core business activiteiten.

3. Faseer, test en valideer: Lead by Example

Wees niet overmoedig. Transformeren naar een Smart Digital Business gaat niet over één nacht ijs. Faseer dus je projecten, test op regelmatige basis en valideer. Zo zie je snel wat werkt en wat niet, en hoe je medewerkers hier mee omgaan. Je kan zo ook tijdig bijsturen en kennis documenteren die je zal helpen bij de verdere implementatie van je projecten.

ConXioN kan je bv. helpen in het creëren van nieuwe inzichten door je data toegankelijker en toonbaarder te maken via onder meer krachtige Power BI dashboards en rapportering. Die kennis zorgt ervoor dat jij nog sneller de juiste beslissingen kan nemen.

4. On-boarding: het belang van opleidingen

Verandering botst vaak op wat ‘verzet’. Iemand vreest ‘niet mee te kunnen’, ‘te drastisch moeten veranderen’ en misschien vreest iemand wel zijn of haar job. Interne opleidingen zijn van groot belang bij on-boarding en ‘user adoption’. Toon aan wat de verbetering inhoudt, hoe die werkt en wat dat betekent voor je medewerkers. Leg uit waarom deze verandering er is of komt zodat je medewerkers deze mee kunnen ondersteunen i.p.v. te “ondergaan”.

Onze Business Consultants geven je duidelijke hands-on opleidingen die je medewerkers snel en eenvoudig leren omgaan met de verschillende nieuwe tools. Ze krijgen inzicht in hoe het hele eco-systeem een meerwaarde biedt voor hen, en voor het bedrijf. Bovendien draagt deze fase erg bij aan een nog positievere en vernieuwende interne cultuur. Je medewerkers zullen nog efficiënter en productiever werken.

The Modern Workplace: hoe begin je eraan?

Er is al veel gezegd en geschreven over ‘The Modern Workplace’: wat is het, wat kan het zijn en wat kan het opleveren voor jou en je medewerkers. Verschillende bedrijven pakken er al mee uit, maar toch lijken nog veel bedrijven niet helemaal klaar of weten ze niet hoe er aan te beginnen. Hoe begin je aan zo een ‘modern workplace’?

Verandert Generatie Z jouw manier van werken?

Uit een bevraging bij C-level profielen uit 5 verschillende regio’s (UK, Frankrijk, Duitsland, Australië en Singapore) blijkt dat na Digitale Transformatie, de inrichting en digitalisering van de werkplek tot de top 3 – uitdagingen behoort binnen bedrijven.

Verschillende bedrijven vragen zich af hoe ze kunnen tegemoet komen aan de toenemende eisen en verwachtingen van jonge werknemers, Generatie Z (geboren zijn tussen 1995 en 2010.). Zij nemen nu massaal hun plek in op de arbeidsmarkt, en dat komt met bijkomende uitdagingen voor HR en managers. In 2020 is 40% van de werknemers iemand uit Generatie Z.

Mobiel en flexibel werken wordt de norm

Deze generatie is uiterst mobiel en verwacht van hun bedrijf en baas hetzelfde. Ze fixeren niet meer op 1 vaste werkplek en stellen hoge eisen inzake kantooruitrusting, materiaal, flexibiliteit en security.

Hoe ga je daar als bedrijf mee om? Hoe begin je aan de inrichting en digitalisering van je werkomgeving?

1.  Bepaal je doelstelling:

Waar wil je naar toe? Wil je een hogere mate van flexibiliteit kunnen bieden? Wil je je kantoor omvormen tot een ‘smart’ en ‘mobile office’? Of wil je mobiel werken vlotter mogelijk maken zonder in te boeten aan veiligheid?

2.  Begin met een audit:

3. Faseer, test en valideer:

Verwacht niet dat je alles over één nacht ijs rond krijgt. Omvormen tot een gedigitaliseerde modern workplace vraagt ook een aanpassing bij zowel medewerkers als managers. ‘Onboarding’ kan gefaseerd verlopen. Hoe je controle houdt over je mobiele werkers en toch voldoende blijft samenwerken, lees je in deze blogpost.

Hulp nodig bij je transformatie en digitalisering van je werkplek?

Hoe A.I. overheden ondersteunt in hun dagelijkse werking

Een tijdje geleden hadden we het in onze blog nog over Artificiële Intelligentie (A.I.): wat is het, hoe werkt het en waar of hoe wordt het toegepast?

Er wordt nog vaak gezegd en geschreven dat Artificial Intelligence in premature fase zou zijn, een ‘gehypet vaag begrip’, zonder echte concrete toepassingen in de bedrijfswereld. Nochtans zit A.I. al meer verweven in onze dagelijkse wereld dan we vaak vermoeden. Software zoals Office 365 is er al stevig van doorspekt. Een ‘eerste’ dagelijkse toepassing ervan, maar nog door velen te weinig of niet gekend. Maar uiteraard biedt A.I. een pak meer.

Artificial Intelligence. : exit vaag begrip bij overheidsdiensten

Je zou het niet meteen verwachten, maar toch is deze technologie enkele overheidsdiensten niet ontgaan. Een erg mediabewuste burger is steeds op zoek naar informatie: hoe zit het nu precies met die woonbonus? Wat met mijn bouwvergunning? Tal van vragen waarbij je je moet informeren bij een of andere (lokale) overheidsinstantie. Op zich een complexe zoektocht om te weten tot wie je je best richt, en waar je de informatie kunt vinden.

Sinds 1994 kennen we in België de Wet Openbaarheid van Bestuur waarin overheidsdiensten voldoende en duidelijk moeten informeren over hun beleid, regelgeving en dienstverlening.

Deze wet berust op 2 principes: die van actieve openbaarheid van bestuur waar overheidsdiensten vanuit zichzelf moeten informeren en de passieve; informatie die wordt verstrekt op vraag van een burger.

A.I.-technologie als slimme assistent voor overheidsdiensten en burger

Ook voor die instanties is het vaak moeilijk snel hapklare informatie te kunnen bieden. Want ook na de uren wil de burger bediend worden. De combinatie van hoeveelheid aan data en tijdsgebrek zorgt voor een hogere (werk)druk. Hoe kan je als overheid én je taken én wettelijke verplichtingen binnen de Openbaarheid van Bestuur sneller en efficiënter uitvoeren? Ook op momenten waarop je niet op kantoor bent?

De slimme A.I. chatbot Citybot van Nalantis treedt hier op als slimme assistent van deze instanties. De software neemt volledig autonoom grote hoeveelheden documenten en data door d.m.v. NLP en NLU. De volledig zelfstandige intelligente e-desk helpt overheidsmedewerkers zo in hun dagelijkse interne werking én externe uitvoering binnen het kader van Openbaarheid van Bestuur.

De bot gaat zelfstandig op zoek naar het juiste antwoord bij een vraag van een individu. Binnen de beschikbare digitale bibliotheek, waarin alle documenten en data rond besluitvorming een plaats krijgen, legt de bot de nodige relaties, gaat hij context leren inzien en begrijpen. Wanneer iemand een vraag stelt, gaat hij op zoek naar alle relevante beschikbare data, zonder enige tussenkomst van een mens. Zo ontlast hij de overheidsmedewerker én wordt de burger vlot bediend.

Exit complexe zoektochten naar antwoorden in op zich al erg moeilijke materie. De burger krijgt exact waar hij naar op zoek is, ongeacht plaats of tijdstip.

Ontdek hoe A.I. in besluitvorming werkt en wat het allemaal kan bieden tijdens ons event de Digitale Openbaarheid van Bestuur op 25 november in het ConXioN Experience Center.