Hoe de digitale werkplek jou als KMO productiever maakt

In een van onze vorige blogposts schreven we over The modern Workplace: hoe begin je er aan? In dit artikel een woordje uitleg over de verschillende voordelen van zo een Modern Workplace, of ook wel eens de Digitale Werkplek genoemd.

Sinds werken over de Cloud quasi een standaard is geworden, komen veel nieuwe kansen op de werkvloer inzake The New Way of Working. Mensen kunnen van eender welke locatie – en op elk tijdstip – werken. Ze hebben makkelijker toegang tot hun ‘digitale werkomgeving’ met bijvoorbeeld Office 365 en kunnen met een Single Identity overal veilig aan de slag.

De Digitale Werkplek brengt al de nuttige aspecten van een werkomgeving bij elkaar, en kan zich helemaal toespitsen op de rol die een werknemer heeft. Niet iedereen heeft nood aan dezelfde applicaties en tools. De digitale werkplek stemt hierop af en maakt daar het verschil. De plek maakt het mogelijk makkelijk online samen te werken (met bijvoorbeeld Microsoft Teams), bestanden digitaal te delen of er samen op werken. Handig voor elk profiel, ook tijdelijke werkkrachten of mobiele werkers. Ook bij KMO’s zien we een steeds grotere interesse opduiken in deze nieuwe manier van werken. De kosten van investeren in technologie werpen duidelijk hun vruchten af.

Deze vier factoren zorgen voor een hogere productiviteit:

1 . Communicatie

Efficiënt communiceren is van groot belang. Het verhoogt de betrokkenheid onder je medewerkers maar ook de productiviteit kent er een stevige boost door. Microsoft Teams bijvoorbeeld maakt het bijzonder makkelijk met elkaar te communiceren via onder meer chat en projectcommunicatie. Je deelt er makkelijk bestanden en blijft steeds op de hoogte van de projecten waarop je werkt. Zo ga je een stuk efficiënter gaan werken.

2 . Makkelijke toegang tot applicaties

Of je nu thuis werkt of op kantoor, je moet steeds makkelijk toegang hebben tot je applicaties om je taken te kunnen uitvoeren.  Met een Single Identity neem je je kantoor overal met je mee en werk je vlot op eender welk toestel, op eender welk tijdstip of locatie. Steeds snel en veilig beschikbaar. Je taken uitvoeren wordt een stuk plezanter.

3 . Makkelijke toegang tot informatie

‘Information is power’. De Digitale Werkplek maakt het mogelijk gemakkelijk informatie op te vragen of te delen met je collega’s. Meestal vind je die op een centrale hub waardoor je nooit lang moet zoeken waar zich wat bevindt. Opnieuw een grote quick-win, want je werkt productiever en bent steeds up-to-date.

4 . Betrokkenheid van medewerkers

Interne communicatie speelt een belangrijke rol in het versterken van de betrokkenheid van je medewerkers. Met de Digitale Werkplek kan communicatie een pak vlotter, sneller en duidelijker. Daardoor blijft iedereen beter op de hoogte van het nodige en raken ze meer betrokken. Ook het werkplezier verhoogt er een groot stuk door.

Onderzoek wijst uit:

  • Bedrijven met effectieve, interne sociale netwerken zijn 7% productiever.
  • Werknemers worden 20-25% productiever nadat ze toegang krijgen tot het sociale bedrijfsnetwerk.
  • 89% van de werknemers vindt dat flexibel kunnen werken een belangrijke drijfveer is voor hogere productiviteit, meer dan financiële prikkels.
  • Bedrijven met zeer betrokken werknemers laten een 21% hogere productiviteit zien, zijn 22% meer winstgevendheid en kunnen 10% hogere prijzen kunnen hanteren.

HP, ConXioN en de Digitale Werkplek

HP en ConXioN zijn bij uitstek de partijen om jou te helpen de DW in je bedrijf op te zetten en tot een succes te maken. Vanwege onze expertise en ervaring, maar ook vanwege het brede aanbod van technologieën om een veilige en maximaal presterende infrastructuur te maken. Immers, security en beschikbaarheid van de DW zijn kritische succesfactoren. We weten als geen ander hoe we kmo’s kunnen helpen om de voordelen van de DW te bereiken. En we bieden keuzemogelijkheden en flexibiliteit in hoe je het liefste met ons samenwerkt.

Meer weten over de mogelijkheden van De Digitale Werkplek?

Ontdek de HP-oplossingen voor De Digitale Werkplek (klik op de banner)

Slimme hackers gebruiken app om jouw account te stelen

Hackers, in de brede zin van het woord, zijn steeds op zoek naar nieuwe methodes om slachtoffers te maken en zo hun buit te maken. Die technieken worden zo verfijnd dat het werkelijk haast onmogelijk wordt te zien dat het gaat om een vorm van fraude of cybercrime.

Hoe gaan ze te werk?

Eén van de recentere manieren om hun slag te slaan, is niet langer zomaar jouw credentials te bemachtigen. Een hacker stuurt je een mailtje met een link naar een betrouwbare bron. Wat je (nog) niet weet, is dat die account echter gehackt is en van daar uit automatische berichten verstuurt waarin de hacker zich voordoet als jouw contactpersoon. Als je doorklikt, kom je dan bv. terecht op de OneDrive-omgeving van je contactpersoon.

In een volgende stap wordt je naar een omgeving gestuurd (in dit geval een legitieme Microsoft-omgeving). Dit is dus géén fake omgeving zoals vroeger wel vaak werd gedaan. Met deze methode vraagt de hacker jou om een app toegang te geven tot jouw account. Bijvoorbeeld zou een hacker je kunnen doen geloven dat je even enkele gegevens van jezelf moet controleren op echtheid. Doe je dit, dan wordt deze frauduleuze app gelanceerd en vraagt men je te identificeren bij Microsoft. Op zich nog geen vuiltje aan de lucht want het certificaat is in orde en je logt gewoon in met onder meer met bv. je MFA (Multi Factor Authenticatie of twee-stapsverificatie) Ook je verificatiecode via bv je smartphone verloopt gewoon zoals anders.

Waar begint nu het probleem en zit het gevaar?

Nu je aangemeld bent, bij Microsoft, vraagt de omgeving of je een app volledige toegang wil geven tot je account, bijvoorbeeld onder het mom tot duidelijk verificatie van wie je bent. Doe je dit, dan krijgen de hackers direct toegang tot je vollédige account. En daarmee is het hek volledig van de dam. Zelfs het wijzigen van je paswoord nadien, houdt de hackers helemaal niet buiten. Ze hebben volledige macht over je account en mailbox.

Conclusie?

Een ogenschijnlijk pérfect ligitiem verhaal, want je blijft binnen de echte Microsoft-omgeving en dus geen duplicaat of fake website. Je zou dus denken dat er helemaal niks aan de hand is, gezien alle communicatie in déze fase legitiem is. Er was nog geen direct contact’ met de hacker. Echter, als je de app toegang geeft tot je Microsoft-omgeving, stelen de hackers jouw account.

Download gratis onze checklist Ransomware.

Heb je vragen na het lezen van deze post? Wil je weten of je gevaar loopt?

3 tips & tricks tegen meeting-moeheid

in Microsoft Teams

Leestijd: 2,5 minuten

Kun je je net als ons nog moeilijk herinneren hoe je collega’s eruitzien onder die pixels? Heb je ze, met andere woorden, de laatste tijd alleen maar via een computerscherm gesproken? En merk je dat de ‘meeting-moeheid‘ er wat begint in te sluipen? Microsoft introduceerde tijdens Microsoft Ignite enkele nieuwe features in Teams om ons werkleven tijdens de lockdown net wat aangenamer te maken. Die features zijn ondertussen algemeen beschikbaar en we tonen je graag hoe je er gebruik van kan maken.

Microsoft Teams together mode

1. Together mode

Een van de vaakst gehoorde klachten bij massaal telewerken is gebrek aan verbondenheid. Om dit issue aan te pakken kun je nu toch samen aan tafel vergaderen – weliswaar volledig virtueel. Daarvoor gebruik je Together mode.

Om deze feature te gebruiken, klik je bovenaan in Microsoft Teams op je profielicoontje. Klik vervolgens op Instellingen/Settings. In het venster dat daarna opent vink je ‘Nieuwe vergaderingservaringen inschakelen’/’Turn on new meeting experience’ aan:

Together Mode_instellingen

In een groepsvergadering kun je nu ‘Samen-modus’/’Together modus’ lanceren door op de 3 puntjes bovenin beeld te klikken.

Let op: om van deze functie te kunnen gebruikmaken moet je met minstens 5 aanwezigen zijn. Het maximum aantal deelnemers is 35.

Together Mode_Microsoft Teams

2. Achtergrondgeluid vermijden

Steek je hand op als je sinds de eerste lockdown al minstens één keer een nieuwsgierig kind, een blaffende hond of miauwende kat, een telefonerende partner of een piepend toestel uit de ruimte hebt moeten verwijderen. Je hoeft niet te doen alsof, want het is ons allemaal al overkomen. Om ervoor te zorgen dat ongewenst achtergrondlawaai de meeting voor jou en je collega’s niet meer verstoort, kan je ‘Ruisonderdrukking’ of ‘Noise Reduction’ instellen.

Ga naar Instellingen/Settings en klik op Apparaten/Devices. Selecteer in het dropdownmenu onder ‘Ruisonderdrukking’/’Noise Reduction’ de graad waarin je achtergrondgeluid wil onderdrukken. Stel je die in op ‘Hoog’, dan gaat Teams’ AI-gebaseerde ruisonderdrukking hard voor je aan het werk. Zo blijf jij helder verstaanbaar, maar verdwijnen alle andere storende geluiden naar de achtergrond.

3. Breakout Rooms

Kan jij jou ook moeilijk focussen tijdens grote teammeetings omdat er dan volop door elkaar wordt gepraat? Op Microsoft Ignite werd aangekondigd dat in groepen vergaderen vanaf december efficiënter zou worden, dankzij Breakout Rooms. Daarmee worden kleinere groepjes van de groep afgesplitst in kleinere ‘vergaderruimten’.

Hoe ga je aan de slag met Breakout Rooms? Enkel de organisator kan de groepen onderverdelen. Dat kan door bovenaan op het icoontje van een vierkantje met daarin een kleiner vierkantje te klikken:

Breakout Rooms icoon in Microsoft Teams

Selecteer in het dropdownmenu hoeveel vergaderruimten of Breakout Rooms je wil maken (minimaal 1, maximaal 50) en of je de deelnemers willekeurig of handmatig aan die ruimten wil toevoegen. Start vervolgens de vergaderruimten door op de drie puntjes ernaast te klikken. Als deelnemer krijg je vervolgens de optie om ‘deel te nemen’ of te ‘joinen’.

Als organisator kan je van groep naar groep overspringen door op ‘Deelnemen aan vergaderruimte’/’Join room’ te klikken, en weer op ‘Verlaten’/’Leave’.

Door de vergaderruimten weer te sluiten krijgen alle deelnemers het verzoek om terug deel te nemen aan de hoofdvergadering.

Let op: de functie is niet beschikbaar wanneer je een spontane vergadering start met enkele willekeurige collega’s. Plan de meeting dus in je agenda en start de meeting vanuit dat agenda-item, of start een meeting vanuit een bestaand Team.

Problemen?

Ondervind je problemen wanneer je deze features wil uitproberen? Controleer dan even of je de laatste versie van Teams hebt geïnstalleerd.

P.S.

In februari komt er nog een leuke feature naar Teams, die er ook op gericht is je schermtijd wat aangenamer te maken. We vertellen je er binnenkort alles over. Stay tuned en volg ons zeker op LinkedIn en Facebook om er als eerste van op de hoogte te zijn!

Microsoft

Microsoft stopt technische ondersteuning voor Windows 7 en Windows Server 2008

Op 14 januari 2020 stopt Microsoft met de technische ondersteuning van Windows 7 en Windows Server 2008. Van dan af zullen er dus geen technische updates meer komen voor deze software.

Wat verandert er vanaf 14 januari 2020?

  • Er zullen geen automatische technische software- of beveiligingsupdates meer komen voor Windows 7 en Windows Server 2008. Je loopt dus van dan af aan wel meer risico minder beveiligd te zijn doordat je meer blootgesteld bent aan bijvoorbeeld virussen. Hackers kunnen hun kans mooi zien om aanvallen te lanceren op bedrijven en hun IT-en netwerkomgeving.
  • Je software kan ook minder stabiel worden doordat het geen updates meer krijgt.

Hoe bereid ik me best voor?

  • Als je gerust en zeker wil zijn, schakel je best tijdig over naar Windows 10 en Office 365: beiden bieden een enorme verbetering tegenover vroegere systemen.
  • Bekijk ook even je devices: zijn die nog voldoende up-to-date, stabiel en krachtig genoeg?

Deze stopzetting van de technische ondersteuning kan je ook zien als een perfect moment om je ICT-infrastructuur de nodige updates geven inzake software en hardware, zodat je systeem de verdere digitalisering aan kan. Het moment ook om even stil te staan hoe je je business en bedrijfsprocessen wil gaan optimaliseren zodat je digitaal ‘future proof’ bent en in de nabije toekomst wendbaarder bent en sneller kunt schakelen.

Win informatie in via onze experts

Je kan bij ConXioN terecht voor professioneel advies, begeleiding en implementatie van de nieuwste en beste IT business solutions. Wil je dit moment gebruiken om over je business tegen het licht te houden en te horen wat allemaal mogelijk is binnen onder meer Office 365? Bekijk dan zeker even onze events-pagina of neem gerust contact op met een van onze consultants. Ze leggen je haarfijn uit hoe jij je business en processen aanzienlijk kan optimaliseren, beveiligen en efficiënter maken.

Je kan natuurlijk ook eerst vragen om een audit, zodat je het geheelplaatje te zien krijgt.

Terugblik 2020: de 5 meest gelezen blogs

Meest gelezen blogposts van 2020 ConXioN

Dat 2020 veel verrassingen in petto had, was een understatement. We trappen 2021 met veel goesting in gang en sluiten 2020 af met een korte terugblik.

In 2020 hosten we maar liefst 95 events, zowel vanuit ons nieuwe ConXioN Experience Center als puur digitaal. En ook dit jaar staan er weer heel wat nieuwe sessies op de planning. Daarnaast groeide ConXioN tot een team van 95 medewerkers!

Ook onze blog stond niet stil: we publiceerden 28 artikels in 2020 en bekijken graag samen met jou welke 5 blogs het vaakst gelezen werden.

1. ConXioN en Trilec nemen Gi.Ko Office Solutions over

Stilstaan is achteruitgaan. Daarom sloegen ConXioN en Trilec de handen in elkaar om Gi.Ko Office Solutions over te nemen. ConXioN werd zo in één klap de grootste Kyocera-agent in België en als klant kan je voortaan ook genieten van ons Managed Printing aanbod.

2. Slimme hackers gebruiken app om jouw account te stelen

Tijdens de coronapandemie gingen hackers helaas niet in lockdown. In tegendeel, ze werden net actiever dan ooit. We waarschuwden voor een nieuwe manier waarop cybercriminelen jouw gegevens te weten willen komen, en jullie lazen massaal hoe dit soort fraude in zijn werk gaat.

De-gevolgen-van-hacking-voor-jouw-bedrijf

3. 7 updates binnen Microsoft Teams

Wie reikhalzend uitkeek naar Microsoft Ignite werd beloond met weer een groot aantal aankondigingen. Ook Microsoft Teams, de tool die tijdens de coronapandemie nog vaker en breder werd ingezet dan voorheen, werd niet vergeten. In onze blogpost somden we de de 7 belangrijkste updates op die je als gebruiker mag verwachten rond de jaarwisseling 2020-2021.

4. Veilig van thuis uit werken

We vertelden je eerder al dat cybercriminelen actiever dan ooit zijn, en ze hebben het vooral gemikt op bedrijven met thuiswerkende werknemers. Want je security is maar zo sterk als zijn zwakste schakel, en laat dat helaas de eindgebruiker zijn. We zijn immers allemaal menselijk en hackers worden steeds inventiever om ons om de tuin te letten. Gelukkig zijn er heel wat zaken waar je als telewerker op kan letten en daarom delen we enkele toegankelijke tips met je. Stay safe!

thuis werken

5. Hoe de digitale werkplek jou als KMO productiever maakt

Werken over de Cloud is zo goed als de nieuwe standaard geworden. Het brengt veel voordelen met zich mee en past bij onze nieuwe manier van leven en werken. Zo kunnen we eender waar of wanneer werken met onze vertrouwde tools. Maar hoe zorgt de digitale werkplek voor een hogere productiviteit binnen je organisatie? We vertellen het je in dit blogartikel.

Veel leesplezier!

Wil je als eerste op de hoogte zijn? Scroll dan naar het einde van de pagina om je in te schrijven op onze nieuwsbrief.

Hoe innovatielabs (digitale) vernieuwing stimuleren

Google X. Amazon Lab126. Microsoft Research. IBM Garage. Facebook Reality Lab.

Quasi elke technologiereus heeft haar eigen innovatielab, waar ideeën ontspruiten en nieuwe producten bedacht worden. Zo’n ‘lab’ is een goeie manier om innovatie en groei aan te zwengelen. Zo blijven bedrijven vernieuwend, door zichzelf en hun diensten continu in vraag te durven stellen. Bedrijven die zo een lab beheren, zeggen een duidelijke impact en groei te zien in inkomsten en klantentevredenheid.

Een innovatielab is de ideale plek om ideeën te vormen die een meerwaarde voor business creëren. Dan pas spreken we van innovatie.

Volgens Erik van Ommeren, Senior Director Analyst bij Gartner, is het belangrijk dat een innovatielab een kader creëert dat creativiteit en tijd inzet met een duidelijk doel voor ogen. Dat kan gaan over nieuwe producten ontwikkelen, een nieuwe markt aanboren of bv. om employee engagement te stimuleren. Maar ook co-creatie valt niet te onderschatten. Wie tijdig met de juiste partners rond tafel gaat zitten, ziet in de meeste gevallen een duidelijke meerwaarde aan zijn idee en toekomstig traject toegevoegd worden. Co-creatiepartners denken vanuit eenzelfde opdracht of piste, maar voegen elk hun expertise toe. Zo ontstaat een bijzonder innovatief co-creatieverhaal waar elke partner mee een schakel van een goed draaiende (innovatie)motor wordt, die vaak een flinke voorsprong neemt in de markt.

(Digital) Idea Generation en Transformatie stimuleren: 4 stappen

  • Trendspotting: om te vermijden zomaar of te snel op een Hype te springen, is het belangrijk aan trendspotting te doen. Bekijk wat rondom jou en je bedrijf gebeurt en doet dat gerust op grote schaal. Zo blijf je niet alleen scherp, maar kan je tijdig nieuwe marktopportuniteiten zien opduiken. Onderzoek hoe deze een impact kunnen hebben op je bedrijfsactiviteiten; zijn ze een bedreiging of net een kans? Toets ze af aan je bedrijfsstrategie en waar je als bedrijf in de (nabije) toekomst naar toe wil. Overleg met de ‘decision makers’ in de organisatie en bekijk welke kant je op moet of kan.
  • Ideeën omzetten naar ‘value’: innovatie bestaat er in (meer)waarde te creëren. Een innovatielab is hier de geschikte manier en plaats voor, fysiek of virtueel. Het is de kweekvijver voor ‘Idea Generation’ dat zich kan vertalen in concrete services of producten die een echte meerwaarde brengen, voor jou en je klanten.
  • Communicatie: als ‘kweekvijver’ is het innovatielab aan zet om nieuwe ideeën te genereren en er onderzoek naar te doen. Eens een idee ontstaat, moet hierover coherent gecommuniceerd worden via verschillende kanalen. Zo creëer je snel een klankbord en misschien een breder draagvlak voor je idee. Je zal snel kunnen aftoetsen of dit de piste is die je moet gaan bewandelen. Ideeën hebben tijd, maar ook investeringen, nodig. Die komen er meestal door (externe) funding van bv stakeholders of zelfs een overheidsinstelling. Communiceer duidelijk het wat, hoe en waarom van je idee en wat je er wenst mee te bereiken.
  • Aftoetsten met externe partijen: start-ups, universiteiten en (lokale) overheden zijn dankbare partijen om mee te ‘partneren’. Ze vormen een zeer goed klankbord voor bijkomend onderzoek, feedback of zelfs uitvoering van het idee. Via bijvoorbeeld focusgroepen in het innovatielab ontstaan vaak nieuwe bijkomende inzichten die het idee versterken. Ze zijn ook de geschikte partijen om een heldere ‘value proposition’ neer te zetten die het geheel een richting geeft.

Inspiratie of begeleiding nodig?