Samenvatting Brother Round Table over managed print services en documentmanagement

Het maken van afdrukken is nog heel vaak een onbekende kost. Weinigen weten hoeveel de totale kost aan toners, papier, elektriciteit en onderhoud is. Tijdens deze Round Table brachten de mensen van Brother een informerende sessie over “Managed Print Services” (MPS) en hoe u uw afdrukkost kan reduceren in uw bedrijf.

Verlaag uw printkosten dankzij Managed Print Services 

Heeft u enig idee hoeveel printers er exact in uw bedrijf staan en hoeveel pagina’s er per dag worden geprint?

Nee? Dan loont het zeker de moeite om eens uw jaarlijkse printkost in kaart te brengen en Managed Printing te overwegen.

Managed Print Services of kortweg MPS betekent dat u uw printers en alle voorraden van toners, herstellingen en onderhoud laat beheren door ConXioN. Zo hoeft u zich zelf geen zorgen meer te maken van de administratieve rompslomp van uw printerpark. Bovendien betaalt u enkel voor wat u verbruikt.

Hoe gaat dit in zijn werk? Dankzij 3 eenvoudige stappen zorgt u onmiddellijk voor een betere zakelijke afdrukervaring:

  1. ConXioN analyseert uw huidige printerpark en afdruknoden om een oplossing op maat te vinden
  2. Samen overlopen we de nodige aanpassingen en geschikte oplossingen
  3. Na installatie staan wij in voor bijstand en support, u beschikt over uw MPS portal en tal van handige printfunctionaliteiten en rapporten

Waarom een documentmanagement zo interessant is? 

Het tweede topic van de Round Table omvatte het structureren van uw documentenbeheer. Wat we vaak zien is dat KMO’s de toenemende hoeveelheid aan informatie niet efficiënt beheren en er bijgevolg heel wat ruimte is voor optimalisatie en tijdsbesparing.

ConXioN

Uw voordelen

Verhoog uw productiviteit

Verlaag uw kosten

Totale gemoedsrust

Documentenbeheer

‘Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde ondernemer 15,7 uur per week bezig is met administratiewerk. Dankzij een gestructureerde aanpak van het beheren van alle documenten, weten we deze ‘kost’ drastisch te verlagen’ meent Ruben Slagmulder, software consultant bij ConXioN.

‘Vanuit onze ervaring merken wij op dat documenten en informatie meestal om verschillende eilandjes worden bewaard.

  • Papieren archief
  • Data server met mappenstructuur
  • Outlook voor e-mails
  • ERP systemen
  • Boekhoudpaketten
  • CRM systemen

Problemen die we in dergelijke structuur ervaren, is dat we veel tijd verliezen bij het archiveren en opzoeken van documenten. Maar veel belangrijker is dat we op cruciale momenten niet over de correcte informatie beschikken.

Voorbeeld: een klant belt met een klacht over een levering waar beschadiging aanwezig was en bijgevolg de factuur niet wenst te betalen:
Nodige documenten om dit uit te klaren:
– Factuur
– Getekende leverbon Klant
– Vervoersdocumenten transporteur
– ….

Indien we onze documenten niet gecentraliseerd bewaren, moeten wij dus aan de klant melden dat we dit gaan uitzoeken en hem terug contacteren. Van zodra we de telefoon neerleggen belt de volgende klant reeds en wordt er veel te laat gereageerd.

De visie van ConXioN is dan ook dat software niet alleen zorgt voor transparantie in uw organisatie en efficiënter – en kostenbesparend werken. Maar vooral ook uw organisatie moet helpen om een grotere klantenintimiteit en tevredenheid te realiseren.’

Ruben Slagmulder, Software Business Consultant @ ConXioN