Waarom loopt mijn intern project fout?

En dan loopt je verandering mis. Waarom & wat nu?

Leestijd: 5,5 minuten

In mijn blogposts geef ik je meer inzicht in en tips & tricks over hoe je je medewerkers betrekt bij een verandering. En dat kan gaan over elke verandering: van een overstap naar SharePoint of Teams tot de wegenwerken die gepland staan in de straat van jouw bedrijf. Dit principe noemen we ‘Change Management’, en ik vertel je er meer over aan de hand van vragen die je je misschien al eens gesteld hebt én voorbeelden uit de praktijk. Je kan starten bij de kennismaking met Change Management en de eerste praktische blog over Change Management, of duik gerust meteen in de blog hieronder. Ik hoop er alvast voor te zorgen dat mijn passie jouw verandering een boost geeft.

Het is je misschien ook al overkomen: je wil een verandering binnen je organisatie doorvoeren maar ze gaat uiteindelijk compleet de mist in. Of je voelt dat het de verkeerde richting uitgaat maar weet niet goed hoe je het tij nog kunt keren.

Daarom is de vraag van vandaag:

Waarom loopt het fout met je project?

We starten opnieuw met een praktijkvoorbeeld. Zo merkte een medewerker dat zijn intern project (een overstap van de fileserver naar SharePoint) niet het beoogde resultaat opleverde. De medewerkers blijken de oplossing die hij voorstelde namelijk nooit te gebruiken.

En dan is de vraag: wat is hier aan de hand?

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

3 redenen waarom je project verkeerd loopt en wat je eraan kan doen

De organisatie waarvoor deze oplossing ontwikkeld werd is niet erg groot en werkt al sinds zijn ontstaan op dezelfde manier. Geloof me: mensen zijn gewoontedieren en het is niet altijd makkelijk om een medewerker te overtuigen zijn/haar vertrouwde manier van werken te veranderen. Daarom is het belangrijk dat je de medewerkers mee hebt in je verhaal, zodat je project wél kans heeft op slagen.

Ik merk doorgaans 3 redenen op voor het foutlopen van je project. Die merk ik zowel in ons praktijkvoorbeeld, als in het algemeen. Ik leg ze je met plezier uit, zodat je ze kan herkennen en aanpakken:

Reden 1: de partij met het meeste invloed is niet overtuigd

Hoe klein je organisatie ook is, je moet de eindverantwoordelijke mee hebben. Als deze het nut van je verandering niet inziet, kan je ook geen aanspraak maken op zijn/haar invloed. Of, erger nog, kan die zich zelfs tegen je keren. Het wordt bijvoorbeeld moeilijk om die extra kamer bij je thuis tot mancave om te bouwen als je partner er een bureauruimte van wil maken. Als je deze verandering toch doorvoert, spreekt het voor zich dat je geen fans gemaakt zal hebben.

In ons voorbeeld stelt de zaakvoerder zelf de migratie van de fileserver naar SharePoint constant uit. Hiermee laat deze ook blijken dat hij die verandering eigenlijk niet zo belangrijk vindt. Ook de rest van de organisatie staat dan niet meteen te springen om verdere stappen te zetten.

Zorg er dus voor dat je zaakvoerder of projectleider begrijpt waarom de verandering nodig is en vraag hem/haar dit ook uit te dragen naar de rest van de organisatie. Dit kan op verschillende manieren maar een kick-off meeting, interne communicatie via mail of een filmpje op het intranet is al een heel goede start! Tips over wat en hoe je best communiceert bij de start van een intern project vind je in onze vorige blogpost.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

Reden 2: het doel is niet duidelijk omschreven

Eindgebruikers vragen zich vooral af wat de investering van hun tijd in de verandering zal opbrengen (‘what’s in it for me?’). Als je doel niet in klare en duidelijke taal is omschreven, loop je het risico dat er in de loop van je project bepaalde – misschien zelfs onjuiste – verwachtingen zijn gecreëerd en je deze verwachtingen niet kan inlossen.

In het project van het praktijkvoorbeeld is het voor de eindgebruikers niet duidelijk waarom ze SharePoint zouden moeten gebruiken in plaats van de oude fileserver. Dit blijkt een reden te zijn waarom men toch teruggrijpt naar de oude manier van werken. Zo’n nieuwe situatie moet goed besproken worden met alle partijen.

Reden 3: de medewerker ziet geen voordeel

Dit is een heel belangrijke – misschien wel de belangrijkste – reden die tot weerstand kan leiden. “Ik werk al 10 jaar op deze manier, waarom zou ik mijn manier van werken nu plots moeten veranderen?” De medewerker ziet, met andere woorden, niet in waarom een nieuwe manier van werken een verbetering kan zijn.

Laat dan ook de voordelen van je oplossing zien en betrek de medewerkers. Zorg ervoor dat de nadelen van de oude manier van werken niet in de nieuwe oplossing terug te vinden zijn, maar behoud zeker de voordelen van de oude manier van werken! In ons praktijkvoorbeeld kan bijvoorbeeld verteld worden dat de nieuwe manier van werken, SharePoint, ervoor zorgt dat de werknemers vanaf nu overal toegang hebben tot hun documenten en niet meer speciaal naar kantoor moeten komen om een document te raadplegen. Aan de andere kant blijft hun oude en vertrouwde mappenstructuur, waar niets mis mee is, behouden.

Kortom: zorg ervoor dat het duidelijk is welk voordeel de medewerker heeft bij de nieuwe manier van werken.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

Eigenlijk kan je één eenvoudige basisformule gebruiken:

DOEN = WILLEN x KUNNEN

Is één van deze factoren 0, dan gebeurt er niets! Je medewerker moet willen meewerken aan de verandering én hij moet kunnen!

Hoe lukt het jou om deze twee factoren positief in te vullen?

  • Wil creëer je door ervoor te zorgen dat je medewerker beseft dat er iets moet veranderen. Ook goesting om mee te werken aan deze verandering is een belangrijk onderdeel van deze eerste factor. Hiervoor is het belangrijk dat je medewerker duidelijk weet waarom de verandering er komt en wat de voordelen ervan zullen zijn voor zijn dagelijks werk.
  • Kunnen daarentegen draait om kennis en vaardigheid. Je medewerker moet de juiste kennis en tools in huis hebben om op die nieuwe manier aan de slag te gaan.

Willen vullen je eerst in, want het heeft uiteraard geen enkele zin om iemand op te leiden als hij/zij het nut van de verandering niet inziet of er helemaal geen zin in heeft. Denk terug aan de lessen Frans waar je vroeger met grote tegenzin zat. Heb je veel van die lessen opgestoken? Waarschijnlijk niet. Maar eens je wist waarom die lessen zo belangrijk waren, namelijk om later in je job te gebruiken én om vlot te communiceren tijdens de schooluitstap  naar Parijs – zal je wil om bij te leren al een pak groter geweest zijn.

Conclusie

Hoe laat je een project dan wél slagen? Hoe keer je het tij als je voelt dat het fout loopt? Zoals gewoonlijk draait het om communiceren!

  • Leg je project, de reden ervoor en de voordelen ervan uit aan de partij met het meeste invloed. Als zij de meerwaarde ervan inzien, zullen zij dat ook afstralen op hun team. Vraag hen dat gerust ook expliciet.
  • Communiceer klaar en duidelijk over het doel van de verandering: waarom komt er een nieuwe manier van werken?
  • Vul dat doel aan met de voordelen van de verandering: hoe zal de verandering de dagdagelijkse werking van de medewerkers verbeteren? Welke nadelen van de oude manier van werken zullen ze achter zich kunnen laten?

Ik besef het maar al te goed: veranderen is geen eenvoudige taak. Met deze blog hoop ik je hier toch steeds wat tips te kunnen meegeven. Mijn collega’s en ik staan in elk geval klaar om je met raad en daad bij te staan bij iedere verandering! Wil je graag meer bijleren over hoe je veranderingen in je organisatie kan aanpakken? Onze business consultants geven je een goeie basis én praktijkvoorbeelden in onze gratis sessie op 19 oktober.

Christine in haar eigen woorden

Ik ben Christine Gielen, dit jaar een halve eeuw oud en 30 jaar geleden begonnen aan mijn professionele carrière. Ik heb heel wat verschillende watertjes doorzwommen en daardoor heel veel ervaring op mogen doen. Nu ben ik een radertje in de goed geoliede machine van Business Consultants binnen ConXioN.  

Als Business Consultant is het onze missie om klanten te helpen groeien met (een combinatie van) verschillende diensten, tools en oplossingen. Elk van ons heeft zijn eigen specialisatie en de mijne is Change Management. Wat dit precies inhoudt, ontdek je in mijn blogposts. 

Wil je graag dat ik in een volgende blogpost antwoord geef op jouw vraag over Change Management? Je vragen, suggesties en bemerkingen zijn van harte welkom!

Christiene Gielen Business Consultant ConXioN

Hoe communiceer ik bij een intern project?

Slapende honden? Maak ze wakker!

Leestijd: 4 minuten

In mijn blogposts geef ik je meer inzicht in en tips & tricks over hoe je je medewerkers betrekt bij een verandering. En dat kan gaan over elke verandering: van een overstap naar SharePoint of Teams tot de wegenwerken die gepland staan in de straat van jouw bedrijf. Dit principe noemen we ‘Change Management’, en ik vertel je er meer over aan de hand van vragen die je je misschien al eens gesteld hebt én voorbeelden uit de praktijk. Je kan starten bij de kennismaking met Change Management en de eerste praktische blog over Change Management, of duik gerust meteen in de blog hieronder. Ik hoop er alvast voor te zorgen dat mijn passie jouw verandering een boost geeft.

Zoals altijd start ik met een vraag en deze keer is dat: communiceren tijdens een intern project, hoe doe ik dat nu?

3 tips voor geslaagde communicatie

TIP 1: Schud slapende honden zo snel mogelijk wakker!

Ik heb ondertussen al vaak herhaald dat communiceren prioriteit numero uno is tijdens een project. Maar hoe, en uiteraard ook wat, communiceer je?

Een project heeft nog te vaak een broertje dood aan communicatie. Want waarom zou je een verandering die op til is communiceren en je medewerkers ongerust maken, terwijl je zelf nog niet goed weet waar je naartoe wil?

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

Ik neem je opnieuw mee naar een voorbeeld uit de praktijk. Tijdens een intakegesprek voor een nieuw project zei een manager me: “Communicatie? Nu al? Nee, dat gaan we niet doen, dat is slapende honden wakker maken!” Toch is het geen slecht idee: slapende honden worden best zo vroeg mogelijk wakker gemaakt wanneer je van start gaat met een nieuw project. De manager keek even vreemd op bij mijn reactie maar ik mocht toch verdere uitleg geven.

Als je wacht met vertellen waarmee je bezig bent tot een groot deel van je project beslist en gepland is, loop je de kans om met een morrend publiek achter te blijven (en geloof mij maar: die kans is groter dan je denkt). Vanaf je eerste meeting voor je nieuw project schiet de geruchtenmolen in gang en die is niet altijd positief, want je medewerkers weten niet wat hen te wachten staat. Gevolg: je project start al met een negatief gevoel en de kans dat de moraal van je medewerkers daalt is meer dan reëel.

“Bewijs me dat maar”, zei de manager. Challenge accepted! Samen met onze marketingafdeling gingen we aan de slag. Tijdens de brainstorm kwamen de zotste ideeën boven en uiteindelijk resulteerde dit in een passend communicatietraject voor onze klant, die de medewerkers op gepaste wijze informeerde over het project. Lees zeker verder om te ontdekken hoe die campagne eruit zag.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

TIP 2: Hoe pak je je communicatie nu aan?

Eerst is het belangrijk om goed te weten wie het doelpubliek is: aan wie moet je duidelijk maken welke verandering eraan komt en waarom?

Wees daarom altijd duidelijk en gebruik begrijpelijke taal. Het heeft geen zin om technische details te verkondigen als je eindgebruiker hieraan geen boodschap heeft. Pas dus je communicatie aan naargelang je publiek. Is je uitleg bedoeld voor IT, dan mag het wat technischer. Moet je je verhaal vertellen aan de eindgebruiker, zorg er dan voor dat het voor hen duidelijk is.

De eerste communicatie zorgt voor stabiliteit. Het is belangrijk dat iemand uit het managementteam – en in ons voorbeeld was dat de CEO – een duidelijke visie overbrengt. Waar is hij of zij trots op? En waar willen ze met deze verandering naartoe? Starten doen we dan ook met het opbouwen van heldere context. Waarom nu veranderen? Wat gebeurt er als we niet veranderen?

Het is belangrijk om een klaar en duidelijk inzicht op de uitdagingen en problemen te geven. Op deze manier wordt het voor je medewerker ook duidelijk waarom deze oplossing gekozen werd.

In ons verhaal lieten we de CEO dit vertellen in een filmpje. Dit filmpje werd met heel wat bombarie ingepland in de agenda’s van de medewerkers. Om uit te nodigen om ernaar te kijken, stuurden we via de post een pakketje op met daarin een hapje en een drankje. Het is belangrijk om inventief te zijn, ook tijdens coronatijden.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

Communiceren stopt uiteraard niet bij vertellen waarom je wil veranderen, dus zorgden we ook voor een duidelijke en constructieve communicatie op de SharePointpagina van de organisatie. Twee vliegen in één klap: de medewerkers leerden SharePoint kennen én we hadden een handige, centrale en overzichtelijke plek om alle nieuws rond de verandering mee te delen. In niet-coronatijden hadden we gebruik kunnen maken van affiches in bijvoorbeeld de toiletten om een nieuwe stap aan te kondigen. Maar dat had nu niet veel effect gehad.

Op deze SharePointpagina kan de medewerker zelf vragen stellen aan de champions of de ambassadeurs van het project. Na elke nieuwe stap organiseerden we een feedbackmoment. Zo’n eerste feedbackmoment kan een online quiz zijn, waarbij de winnaar ook effectief een prijs ontvangt! Een andere optie is een online Microsoft Form waarin je collega’s snel en handig hun mening kunnen geven.

TIP 3: What’s in it for me?

Communiceren doe je ook en vooral om je medewerkers duidelijk te maken welk voordeel deze verandering voor hen zal hebben. Dit doet de CEO uit ons voorbeeld al in zijn allereerste communicatie. Zo schept hij meteen duidelijkheid. De voordelen worden extra in de verf gezet en regelmatig herhaald.

Dankzij deze duidelijkheid vermijd je al een groot deel van eventuele weerstand tegen de verandering. Dit is ook zo in ons voorbeeld: het filmpje creëerde een buzz, een positieve sfeer rond de nakende verandering. De CEO werd zelfs gefeliciteerd met zijn acteertalent. Het is een fijne manier om op deze manier met je project van start te gaan, in plaats van met onzekerheid en geruchten, zoals het geval zou zijn wanneer je niet communiceert.

Dankzij deze grondige communicatie is dit project een groot succes geworden. De mooiste bijkomstigheid: mensen van verschillende afdelingen leerden elkaar kennen, want er werd ook écht over gesproken op de werkvloer.

Conclusie:

We praten allemaal graag over wat ons bezighoudt, en ook bij projecten is communicatie belangrijk. Zorg er daarom voor dat je medewerkers die mogelijkheid ook krijgen. De CEO in ons voorbeeld deed na het filmpje zelfs een rondje op de afdelingen om te luisteren naar de reacties op de aankondiging. Misschien waren die niet allemaal positief (en dat is ook helemaal niet nodig), maar je medewerker ontdekt op deze manier wél dat er ook naar hem/haar geluisterd wordt en jij kan die waardevolle feedback meenemen in je volgende communicatie en in het project.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

3 takeaways

  • Begin zo vroeg mogelijk met communiceren over het wat en waarom van het nieuwe project. Maak je communicatie persoonlijk en wees gerust creatief.
  • Zorg voor betrokkenheid door je boodschap af te stemmen op je doelpubliek en het gesprek te openen.
  • Zet de voordelen van de verandering (herhaaldelijk) in de verf.

Wil je graag meer bijleren over Change Management? Onze business consultants geven je een goeie basis én enkele praktijkvoorbeelden in onze gratis sessie op 19 oktober.

Christine in haar eigen woorden

Ik ben Christine Gielen, dit jaar een halve eeuw oud en 30 jaar geleden begonnen aan mijn professionele carrière. Ik heb heel wat verschillende watertjes doorzwommen en daardoor heel veel ervaring op mogen doen. Nu ben ik een radertje in de goed geoliede machine van Business Consultants binnen ConXioN.  

Als Business Consultant is het onze missie om klanten te helpen groeien met (een combinatie van) verschillende diensten, tools en oplossingen. Elk van ons heeft zijn eigen specialisatie en de mijne is Change Management. Wat dit precies inhoudt, ontdek je in mijn blogposts. 

Wil je graag dat ik in een volgende blogpost antwoord geef op jouw vraag over Change Management? Je vragen, suggesties en bemerkingen zijn van harte welkom!

Christiene Gielen Business Consultant ConXioN

Het belang van ambassadeurs bij een intern project

team met ambassadeur

Leestijd: 4 minuten

In mijn blogposts geef ik je meer inzicht in en tips & tricks over hoe je je medewerkers betrekt bij een verandering. En dat kan gaan over elke verandering: van een overstap naar SharePoint of Teams tot de wegenwerken die gepland staan in de straat van jouw bedrijf. Dit principe noemen we ‘Change Management’, en ik vertel je er meer over aan de hand van vragen die je je misschien al eens gesteld hebt én voorbeelden uit de praktijk. Je kan starten bij de kennismaking met Change Management en de eerste praktische blog over Change Management, of duik gerust meteen in de blog hieronder. Ik hoop er alvast voor te zorgen dat mijn passie jouw verandering een boost geeft.

Je hoorde vast en zeker al over ambassadeurs en weet hoe belangrijk ze zijn voor het uitdragen van een boodschap. Zo kan je brand ambassadors hebben, die je bedrijf of merk promoten, gewoon omdat ze er fan van zijn. Maar ook binnen je bedrijf kan je ambassadeurs hebben. Binnen Change Management worden die personen ‘Champions’ genoemd. Vraag je je af: “wat is dat nu weer?”. Lees dan zeker verder.

Wat is een Champion en wat kan hij voor mijn project betekenen?

Wat is dat eigenlijk, een Champion? Het is in deze context géén Limburgs voor ‘champignon’! Een Champion is een ambassadeur, een enthousiaste medewerker die jouw project mee trekt en door zijn of haar enthousiasme zelfs de meest negatieve collega’s kan motiveren.

Een Champion is een collega die zich vrijwillig inzet om zich die nieuwe oplossing of verbetering van je proces eigen te maken en de voordelen hiervan uit te dragen. Opgelet, die ‘vrijwillig’ staat niet voor niets in het vet! Een Chinese vrijwilliger zal immers nooit het enthousiasme aan de dag brengen dat je nodig hebt om je project die extra boost te geven.

Een voorbeeld uit de praktijk

Graag een voorbeeld van het belang van Champions? Benieuwd naar het resultaat wanneer zij mee hun schouders onder jouw project zetten? Laat mij je even meenemen naar een nieuw project dat we een tijdje geleden gestart zijn. Tijdens de eerste meeting werd er besloten om met een pilootproject te werken. Er was namelijk een afdeling die in de wandelgangen had opgevangen dat er zou worden overgeschakeld naar een nieuwe manier van documentbeheer. Een groep collega’s was zo enthousiast dat de Champions ons gewoon in de schoot werden geworpen! Dat was een meevaller natuurlijk.

Dit team kreeg een opleiding en werd intens begeleid door mijzelf, maar ook door de projectleiding. Er werd een duidelijke communicatie opgemaakt die de aankondiging van het pilootproject bevatte én de teamleden die dit project zouden trekken werden uitgebreid voorgesteld.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

Business Consultants

Omdat ze zo enthousiast waren, werd ook het projectteam extra gedreven om dit mooi in de verf te zetten. Zo verscheen er een regelmatige update op het intranet en werd er telkens iemand van het pilootteam geïnterviewd. Het werd echt een leuke story om te volgen. Zelfs de minder leuke momentjes werden niet vergeten. Want een verandering verloopt nu eenmaal niet altijd even smooth en ook deze kant moet je delen.

Eens het pilootproject werd afgerond werd er een – jammer genoeg virtueel – feestje gegeven en werden alle deelnemers aan het pilootproject extra in de bloemetjes gezet. Het gevolg? Het volgende team stond al te trappelen om met hun verandering te starten. Zij werden ondersteund door de Champions van het pilootproject en waren daardoor in staat om hun project even succesvol af te ronden. Leuke bijkomstigheid is dat de samenwerking over de afdelingen heen door deze verandering ook verbeterd is, zelfs vanop afstand!

Zo zie je maar wat een enthousiaste medewerker kan betekenen voor jou en je project.

Maar wat doe je nu als die Champions zich niet zomaar aandienen?

Zorg er eerst voor dat je doel helder is. Vertel je verhaal en zorg ervoor dat je medewerkers zich ermee kunnen identificeren. (Tips voor communicatie vind je in onze vorige blogpost.) Laat hen zien waarom het zo waardevol is wanneer tevreden medewerkers vertellen over hun positieve én negatieve ervaringen.

Je kan bijvoorbeeld een bijeenkomst organiseren om ideeën te verzamelen. Geef je medewerkers inspraak, niet enkel bij het begin van je project, maar ook zeker bij het verloop van je project. Je zal al snel merken wie de echte enthousiastelingen zijn.

Je Champions geïdentificeerd? Zorg er nu ook voor dat men die Champions kent in je organisatie. Zo is duidelijk dat zij achter je project staan, en zijn ze heel toegankelijk voor andere collega’s die misschien vragen hebben. Afhankelijk van de soort verandering kan je bijvoorbeeld een toffe T-shirt of een leuke badge ontwerpen waardoor ze herkend kunnen worden. Of voorzie een interview op jullie intranet. Geloof mij gerust, er zijn oneindig veel mogelijkheden die je kan omarmen.

Conclusie: wat is een Champion? Champions zijn medewerkers die er mee voor zorgen dat jouw project een échte winner wordt!

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

team met ambassadeur

3 takeaways:

  • Champions of ambassadeurs dragen bij aan het succes van je project, door met hun enthousiasme andere collega’s warm te maken.
  • Oprecht enthousiasme kan je niet verplichten, maar wel helpen creëren. Duid dus geen Champion aan, maar zorg ervoor dat het belang van je project én van een Champion duidelijk wordt.
  • Zoals steeds is communicatie dus héél belangrijk.

Sta je zelf ook voor een verandering en weet je niet hoe die aan te pakken? Ons Business Consultancyteam helpt je verder!

Christine in haar eigen woorden

Ik ben Christine Gielen, dit jaar een halve eeuw oud en 30 jaar geleden begonnen aan mijn professionele carrière. Ik heb heel wat verschillende watertjes doorzwommen en daardoor heel veel ervaring op mogen doen. Nu ben ik een radertje in de goed geoliede machine van Business Consultants binnen ConXioN.  

Als Business Consultant is het onze missie om klanten te helpen groeien met (een combinatie van) verschillende diensten, tools en oplossingen. Elk van ons heeft zijn eigen specialisatie en de mijne is Change Management. Wat dit precies inhoudt, ontdek je in mijn blogposts. 

Wil je graag dat ik in een volgende blogpost antwoord geef op jouw vraag over Change Management? Je vragen, suggesties en bemerkingen zijn van harte welkom!

Christiene Gielen Business Consultant ConXioN

Hoe krijg ik mijn medewerkers mee bij verandering?

change management verandering introduceren

Leestijd: 2,5 minuten

In mijn blogposts geef ik je meer inzicht in en tips & tricks over hoe je je medewerkers betrekt bij een verandering. En dat kan gaan over elke verandering: van een overstap naar SharePoint of Teams tot de wegenwerken die gepland staan in de straat van jouw bedrijf. Dit principe noemen we ‘Change Management’, en ik vertel je er meer over aan de hand van vragen die je je misschien al eens gesteld hebt én voorbeelden uit de praktijk. Je kan starten bij de kennismaking met Change Management en de eerste praktische blog over Change Management, of duik gerust meteen in de blog hieronder. Ik hoop er alvast voor te zorgen dat mijn passie jouw verandering een boost geeft.

De vraag van vandaag:

Mijn medewerkers zien het nut niet van de nakende verandering, hoe kan ik hen toch overtuigen?

Weerstand is een heel natuurlijke reactie. Denk maar even terug aan enkele momenten in je persoonlijke leven. Je verandert van werk, en uiteraard wil je dat, maar ergens in je hoofd twijfel je toch. Zal je wel kunnen voldoen aan de verwachtingen? Dat nieuwe team, zal je daar wel in passen? Of je hebt beslist om te verhuizen. Natuurlijk wil je naar dat mooie, nieuwe huis. Maar zal je je draai wel vinden? Zal je je wel thuis voelen in die nieuwe omgeving? Hoe zit dat met de buren?

Zo gaat dat ook in het bedrijfsleven, bijvoorbeeld bij een overstap van een fileserver naar documenten op SharePoint, of de introductie van Teams. Ik kan je nog honderden voorbeelden geven, maar dat is niet de bedoeling want ook vandaag duik ik samen met jullie de praktijk in. Het antwoord op de vraag hoe je je medewerkers kunt overtuigen is simpel:

Praat met hen!

Communicatie en overleg zijn belangrijk doorheen heel je traject. Laat me dit even aantonen aan de hand van een voorbeeld uit de praktijk.

Een tijdje terug hadden we een leuk project dat op poten gezet mocht worden. In het prille begin was het management ervan overtuigd dat het nog veel te vroeg was om de medewerkers te betrekken. Maar vergis je niet, van zodra de eerste meeting rond een verandering plaatsvindt, gonst het al van de geruchten binnen je team. En die geruchten zijn jammer genoeg niet altijd even positief.

Op deze manier start je nieuwe project al met een negatief gevoel bij je medewerkers. Dat wil je vermijden, toch?

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

change management verandering introduceren

Zo ging het ook in ons leuke project. Er was namelijk één collega die niet begreep waarom de verandering er moest komen. Deze collega had heel wat invloed op de andere collega’s en vooraleer we het goed en wel beseften was de groep die ’tegen’ was een heel stuk groter.

Maak dus van jouw beslissing om een bedrijfsproces te wijzigen of een nieuwe tool te implementeren meteen ook het startschot van de communicatie. Want geloof mij maar, je communiceert nooit te weinig of te vroeg. Zorg er ook voor dat je eerste communicatie klaar en duidelijk is. Waarom wil je veranderen en wat zijn de gevolgen als je die verandering niet zou doorvoeren?

Toets je communicatie, voordat je ze de wereld in stuurt, al eens af bij enkele medewerkers. Begrijpen ze waar je naartoe wil? Zij zijn namelijk diegenen die de impact van de verandering zullen voelen. Zij zijn dus ook diegenen die de nodige informatie uit je communicatie moeten kunnen halen.

In ons voorbeeld hebben we de collega in kwestie uitgenodigd in de eerstvolgende meeting. We hebben ons verhaal uit de doeken gedaan en gevraagd naar input. Die bleek van onschatbare waarde te zijn. Ons verhaal bleek, in tegenstelling tot wat wij dachten, niet klaar en duidelijk genoeg te zijn. Onze communicatie werd aangepast en door de CEO zelf via een filmpje op de intranetpagina van SharePoint gezet. Dit had een fantastisch effect. De mensen geloofden er weer in. En onze kritische collega? Die werd een ware ambassadeur voor het hele project.

3 takeaways:

Een verandering binnen je organisatie staat of valt met je werknemers. Als ze het nut er niet van in zien, kan dat een groot effect hebben. Hoe kan je ze toch overtuigen?

  • Communiceer zo vroeg en zo veel mogelijk
  • Zorg ervoor dat je communicatie duidelijk is
  • Toets je communicatie eerst af bij enkele medewerkers

Sta je zelf ook voor een verandering en weet je niet hoe die aan te pakken? Ons Business Consultancyteam helpt je verder!

Christine in haar eigen woorden

Ik ben Christine Gielen, dit jaar een halve eeuw oud en 30 jaar geleden begonnen aan mijn professionele carrière. Ik heb heel wat verschillende watertjes doorzwommen en daardoor heel veel ervaring op mogen doen. Nu ben ik een radertje in de goed geoliede machine van Business Consultants binnen ConXioN.  

Als Business Consultant is het onze missie om klanten te helpen groeien met (een combinatie van) verschillende diensten, tools en oplossingen. Elk van ons heeft zijn eigen specialisatie en de mijne is Change Management. Wat dit precies inhoudt, ontdek je in mijn blogposts. 

Wil je graag dat ik in een volgende blogpost antwoord geef op jouw vraag over Change Management? Je vragen, suggesties en bemerkingen zijn van harte welkom!

Christiene Gielen Business Consultant ConXioN