Zorgorganisatie in transitie digitaliseert met succes haar administratieve processen

Solidariteit voor het Gezin biedt al meer dan 40 jaar een brede waaier aan zorgdiensten aan: van thuiszorg voor jonge gezinnen en bejaarden, tot prenatale zorg, kinderdagverblijven en residentiële ouderenzorg. In totaal telt Solidariteit voor het Gezin in Vlaanderen en Brussel bijna 6.000 medewerkers waarvan het grootste deel begeleid wordt vanuit 12 regionale afdelingen.

Recent kondigde Solidariteit voor het Gezin aan dat het samen met de vzw Thuishulp en gelieerde thuisverplegingsdiensten een nieuwe zorgorganisatie gaat oprichten die dan maar liefst 12.000 personeelsleden zal tellen. Samen zullen zij jaarlijks zo een 100.000 klanten bedienen.

Wij stellen de mens altijd centraal. Dat weerspiegelt zich in onze organisatie: onze medewerkers zijn ons kapitaal en daar willen we grondig en continu in investeren. Dat doen we nu met de oprichting van een nieuwe zorgorganisatie en tegelijk een stevige investering in digitalisering. Dit zal absoluut ten goede komen aan alle partners in dit verhaal, maar ook aan onze medewerkers en uiteraard ook aan onze klanten en leveranciers.”
( Guy Vervaet, IT Director Solidariteit voor het Gezin)
Guy Vervaet - IT Directeur Solidariteit voor het Gezin

In een nieuwe organisatie van dergelijke omvang is onder andere administratieve efficiëntie geen evidente klus. Elke deelorganisatie kent haar eigen procedures en manieren van werken en die zijn – logischerwijs – niet op elkaar afgestemd. Maar ook elk op zich zijn ze onvoldoende voorbereid op de snel evoluerende digitale wereld en dito eisen van de klant.

Vlottere en efficiëntere personeelsadministratie en facturatieomgeving

Om elke klant optimaal te kunnen bedienen, zeker in deze zorgsector, moet je als organisatie op alles voorbereid zijn en moet je je tools en verwerkingsmiddelen aanpassen aan de verschillende input die je medewerkers geven en krijgen. Dat vraagt om een optimalisatie van alle structuren en tools, voor personeelsadministratie en boekhouding maar ook voor de basismedewerkers, die sinds kort over tablets en smartphones beschikken. Geen evidente klus, omdat de verandering niet enkel over tools (computers, tablets, callcenter en smartphones) gaat, maar ook over een nieuwe manier van denken en omgaan met structuur en met elkaar.”

Dé aanleiding van deze grote digitale transformatie was de vraag naar een eenvoudige, en vooral efficiënte personeelsadministratie.

In een organisatie als de onze zijn er veel contractwijzigingen: er zijn tal van uurroosters en soms wekelijkse, zelfs dagelijkse contractwijzigingen. Tot enige tijd geleden was dit voor het grootste gedeelte een papieren flow, maar dit werd te omslachtig en niet meer houdbaar. Daarom zochten we naar een manier om dit alles te digitaliseren, in een stroom die het volledig beheer en alle mogelijkse stappen erbinnen, op elkaar afstemt”.

Centraal DMS-platform bundelt informatie en stuurt automatisch processen aan

Een centraal Document Management Systeem waar documenten automatisch worden opgemaakt en verwerkt, en waar de medewerkers een duidelijk overzicht krijgen en vlot en productief kunnen werken, werd gezocht. SharePoint als centraal DMS-systeem werd de oplossing!

ConXioN zette de structuur en digitale flow op. Het zorgde voor auto-flows ingeval van een contractwijziging in een centrale console die voor iedereen ondubbelzinnig duidelijk en efficiënt werken is.

“De nieuwe methode levert een gigantische tijdswinst op voor iedereen en een gerust gemoed bij elke betrokken partij. Het inzetten van SharePoint was een reuzestap vooruit.”

Door het bewezen gemak in opzet en onderhoud, maar vooral omwille van de eindeloze mogelijkheden, kostte het geen moeite de facturatiedienst te overtuigen, wel integendeel. Zo bleek dat ook hier SharePoint een aanzienlijke verbetering zou kunnen betekenen door opnieuw auto-flows aan te maken en uit te rollen. Verschillende bedrijfsprocessen konden met beperkte inspanning aanzienlijk verbeterd worden met SharePoint.

De ‘quick wins’ toonden zich in beide gevallen meteen in de kortere doorlooptijden. Voor de personeelsadministratie is dit meest voelbaar bij contractwijzigingen, opvolging van ziekteperiodes en lange afwezigheden. De daarbij horende procedures en administratie gingen meteen een pak sneller. Ook de data werd een heel pak betrouwbaarder. De verwerking van inkomende facturen verloopt nu veel sneller en efficiënter en de organisatie bespaart meteen ook een hoop papier.

Verdere uitrol binnen organisatie van Office 365-toepassingen

Naast SharePoint als DMS-tool, haalt Solidariteit voor het Gezin intussen het maximale uit de volledige Office 365-omgeving. Voor diverse projecten wordt Microsoft Teams ingezet, een ideale applicatie voor team- en projectsamenwerking. De organisatie experimenteert verder ook met Yammer als intern sociaal netwerk. De combinatie Teams en Yammer zorgt er bovendien ook voor dat de Inbox van medewerkers een heel pak ontlast wordt. Project-gerelateerde communicatie wordt namelijk opgevangen binnen Microsoft Teams chatfunctie en projectcommunicatie.

Een andere toepassing van een digitale omgeving zien we in het service center van deze omvangrijke organisatie. Het service center is 24/7 bereikbaar, wat inhoudt dat in shiften wordt gewerkt. Om vlotte dossieroverdracht en -opvolging mogelijk te maken, werd ook hier een resem aan digitale flows en documentatie opgezet, zodat bij het wisselen van de ploeg (of bij inzetten van extra of nieuw personeel) meteen kan ingepikt worden en de medewerker onmiddellijk beschikt over alle actuele data en informatie. Opnieuw levert dit heel wat tijdswinst en een hogere efficiëntie op.

Het belang van ‘Lead by example’ & interne opleidingen

Solidariteit voor het Gezin zag dus heel snel de vele voordelen in na haar eerste stappen in de digitale transformatie. Het moet echter ook duidelijk zijn dat zo een proces om een duidelijke visie en leadership vraagt en dat het moet gepaard gaan met een doordacht change management. Dit is wellicht de moeilijkste opgave in digitale transformatie binnen grote organisaties.

Een transformatie van deze omvang gaat niet over één nacht ijs. Het vraagt een duidelijke visie waar je naar toe wilt, waarom en hoe. Met interne werkgroepen, samengesteld uit IT-medewerkers en management, zetten we business use cases op. Hiermee konden we makkelijker aantonen welke de concrete mogelijkheden waren en werd dit ook sneller positief ontvangen. Wij kozen voor een hands-on vorm van change management, waardoor een snellere uitrol binnen de organisatie mogelijk werd.”

Ook de medewerkers moet je tijdig bij vernieuwing betrekken en hands-on opleiden en in investeren. Verandering botst in het begin vaak op verzet.

Door Lead By Example en gerichte opleidingen konden we de user adoption versnellen. Ondertussen is het merendeel van het personeel gewend aan de nieuwe tools en mogelijkheden. En zo kunnen wij ons nog beter focussen op onze dienstverlening en de service naar de klant nog verhogen.”

ConXioN is specialist in Digitale Transformatie bij KMO’s, MidMarket en Entreprise bedrijven. We adviseren en begeleiden inzake digitalisering en innovatie. Onze Business Consultants en System Engineers vertalen uw bedrijfsdoelstellingen in performante, veilige en wendbare IT-omgevingen.

Benieuwd naar welke toepassingen jouw bedrijf kunnen helpen?