Als boekhouder of boekhoudkantoor draait uw zaak grotendeels op data van uw klanten. En die data zit al lang niet meer (alleen) in stoffige archiefkasten of gigantische stapels mappen. Steeds vaker worden gegevens digitaal aangeleverd en bijgehouden. Maar hoe houdt u het overzicht over die digitale data en hoe kan uw boekhoudkantoor er voor zorgen dat medewerkers overal en altijd in volledige veiligheid die data ter beschikking hebben? Dankzij de cloud!
Wat is de cloud?
Eigenlijk is ‘de cloud’ een heel eenvoudig concept. In een klassieke IT-omgeving, zoals die nog bestaat bij heel wat boekhoudkantoren, wordt alle digitale data op een eigen, centrale server opgeslagen. Om daar aan te kunnen, moeten medewerkers ook effectief op dezelfde locatie aanwezig zijn als die server. Daarnaast draait elke medewerker zijn eigen software ‘lokaal’, op zijn eigen computer of laptop.
Bij de cloud is die fysieke server in uw boekhoudkantoor vervangen door een ‘virtueel exemplaar’ bij een cloud storage provider, waarop u als het ware ruimte huurt. Geen vaste kosten meer, geen onvoorziene onderhoudskosten en vooral: een betere toegankelijkheid voor uw medewerkers, waar en wanneer dan ook, en een veel sterkere beveiliging.
Voorbeeld nodig? Email van Office365 draait niet meer lokaal op uw computer, maar elke keer u mails ophaalt, logt u als het ware in op een datacenter van Microsoft waar zware beveiligingssystemen uw gevoelige data vrijwaren van slechte invloeden. Medewerkers en boekhouders hebben bijgevolg geen vaste computer meer nodig om te kunnen werken, maar kunnen perfect onderweg bij klanten of thuis de nodige data ophalen.
Daarnaast is het perfect mogelijk om een onderhoudscontract met een vaste kostprijs per gebruiker per maand af te sluiten. Zo wordt uw investering in IT vervangen door een operationele kost die perfect voorspelbaar is en waar u zich zelf geen zorgen over hoeft te maken.
De essentie van de cloud voor uw boekhoudkantoor in 3 punten? Eenvoudig:
- veiliger door meer high-end beveiliging van uw data
- een gemakkelijker (en vaak goedkoper) beheer
- een betere toegankelijkheid en meer mogelijkheden voor nieuwe manieren van samenwerken
Boekhoudpakket in de cloud: hoe en waarom?
Klanten van uw boekhoudkantoor verwachten niet alleen dat u hen optimaal bijstaat met al hun vragen, maar vaak wordt er ook gevraagd om bij de klant op locatie mee te werken. In een klassieke IT-omgeving is het dan niet altijd even eenvoudig of veilig om data over en weer te laten gaan, aangezien data overschreven of verloren kan gaan. De juiste boekhoudsoftware in de cloud kan heel wat gekende problemen met een ‘fysieke’ ICT-omgeving vereenvoudigen:
- het juiste boekhoudpakket integreert naadloos met vaak gebruikte systemen, zoals Microsoft Office
- u beschikt altijd over de meest performante en dagelijks onderhouden servers zonder dat u daar zelf voor moet instaan
- uw medewerkers kunnen van overal ter wereld en op elk moment en toestel wijzigingen en toevoegingen aan de data aanbrengen, zolang ze maar internet-toegang hebben
- back-ups worden centraal bij ConXioN doorgevoerd. U hoeft dus geen schrik te hebben voor dataverlies
- doordat ConXioN snel kan inpikken in de software, verloopt support sneller en efficiënter
- er hoeft geen gevoelige data meer doorgestuurd te worden via onveilige systemen tussen klant en boekhouder, aangezien beiden (indien gewenst) op het systeem kunnen inloggen
Dankzij cloud-based boekhoudsoftware, wordt het allemaal mogelijk en dat op een uiterst veilige manier.
Uw boekhoudsoftware overzetten naar de Cloud?
Dan bent u bij ConXioN aan het juiste adres. Door de jaren heen hebben we heel wat ervaring, kennis en expertise opgedaan bij het migreren van diverse legacy applicaties voor kleine en grote boekhoudkantoren. Zo kunnen onze experts perfect om met de migratie van boekhoudpakketten als Sage Bob 50, Sage 100, DBFACT, Kluwer, Vero-Count, Briljant Account, Expert M en heel wat anderen. Het is vooral dankzij die doorgedreven expertise in het overzetten van deze legacy boekhoudapplicaties, dat een door ConXion uitgevoerde migratie door de band genomen een pak sneller verloopt dan normaal.
Daarnaast hebben we ook ervaring in het ontwikkelen van een eigen boekhoudpakket, waardoor we heel wat valkuilen en moeilijkheden van dit soort migraties perfect in kaart hebben kunnen brengen.
Office 365? Ook voor uw boekhoudkantoor!
Als u uw boekhoudsoftware migreert naar de Cloud, waarom dan niet meteen die Cloud-omgeving ten volle benutten en meteen ook kiezen voor Office 365 voor uw medewerkers? Office 365 is de cloud-variant van Microsoft Office en is speciaal ontwikkeld om uw medewerkers zo goed mogelijk en op elk moment samen te laten werken. U geniet niet alleen van de nieuwste versies van beproefde tools als Word, Excel en Powerpoint, maar uw medewerkers beschikken ook over vergevorderde co-workingtools zoals Skype for Business, Yammer of het eenvoudig delen van bestanden via OneDrive. En dat allemaal vanuit een gecentraliseerd systeem met optimale bescherming van gegevens, een eenvoudige installatie en een vereenvoudigd gebruikersbeheer waar uw IT-afdeling u dankbaar om zal zijn. De voordelen op een rijtje?
- Altijd en overal toegankelijk: Online, offline en op gelijk welk toestel, Office 365 staat altijd voor u klaar
- Automatische updates: Office 365 werkt zichzelf automatisch bij zonder dat u daar tijd in moet steken. U geniet dus op elk moment van de meest moderne versie
- Voordelige kostenstructuur: een uiterst schaalbaar licentiesysteem, gecombineerd met een eenvoudige installatie- en opstartprocedure garanderen u meer waar voor uw geld
- Doorgedreven veiligheid: uw Office 365 pakket kan genieten van hoogwaardige databeveiliging zodat u niet in de problemen komt door dataverlies of aan GDPR gerelateerd issues
- Uw team zal u dankbaar zijn: eenvoudiger, beter en sneller samenwerken. Het is niet alleen beter voor uw kostenstructuur, het zal ook het werk van uw medewerkers een pak vereenvoudigen
