Privacy policy
Privacy verklaring
Alles wat je moet weten over welke informatie we gebruiken.
1. Waarom deze privacy verklaring?
ConXioN BV erkent dat privacy van groot belang is voor allerlei mensen: onze klanten, bezoekers van onze website, leveranciers, medewerkers, sollicitanten en prospecten… kortom, voor iedereen. Daarom is een verantwoordelijk gebruik en een goede beveiliging van persoonlijke en andere gegevens in ons bezit een kernwaarde van ConXioN BV.
2. Algemeen
Deze privacyverklaring beschrijft de manier waarop ConXioN BV uw persoonsgegevens verwerkt en informeert u over uw rechten.
Deze verklaring geldt voor alle persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze activiteiten, ongeacht of die via onze websites, in het kader van contracten, bij HR-processen of bij marketing en prospectie zijn verkregen.
Door gebruik te maken van onze website, onze diensten of door een contractuele of zakelijke relatie met ons aan te gaan, erkent u kennis te hebben genomen van deze privacyverklaring.
Deze verklaring is voor het laatst geüpdatet op 20 augustus 2025 en kan worden aangepast. Controleer deze verklaring regelmatig voor updates. Eventuele substantiële wijzigingen worden duidelijk gecommuniceerd via onze website.
Voor vragen of opmerkingen kan u steeds terecht bij privacy@conxion.be
3. Wettelijke kader
ConXioN BV verwerkt uw gegevens uitsluitend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG” of “GDPR”) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.
4. Wie verwerkt de persoonsgegevens?
De verwerking van persoonsgegevens gebeurt onder verantwoordelijkheid van:
ConXioN BV
Wagenaarstraat 33
8791 Waregem – België
BTW-nummer: BE 0458.974.603
E-mail: info@conxion.be
Telefoon: +32 56 73 11 21
5. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
ConXioN BV verwerkt enkel persoonsgegevens die relevant en noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verzameld. Afhankelijk van uw relatie met ons (klant, leverancier, prospect, medewerker, sollicitant of websitebezoeker) kunnen wij onder meer volgende categorieën gegevens verwerken:
- Identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer)
- Professionele gegevens (functie, afdeling, werkgever, bedrijfsnaam)
- Contract- en facturatiegegevens (klantnummer, BTW-nummer, bankrekeningnummer)
- IT- en supportgegevens (gebruikers-ID, loggegevens, incidenttickets)
- HR- en wervingsgegevens (cv, motivatiebrief, loon- en personeelsgegevens, evaluaties)
- Website- en marketinggegevens (IP-adres, surfgedrag, cookies, nieuwsbriefvoorkeuren, prospectiedata afkomstig uit publiek toegankelijke bronnen zoals LinkedIn en bedrijfswebsites, en verrijkt via gespecialiseerde tools)
- Beeld- en geluidsmateriaal (bv. bij events of opnames)
6. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor legitieme en welbepaalde doeleinden, waaronder:
Dienstverlening aan klanten
- Het aanbieden en verbeteren van onze diensten en producten
- Facturatie, contractbeheer en administratie
- Technische support en helpdesk
Beheer van leveranciers en partners
- Aankoop- en contractbeheer
- Betalingen en communicatie
Marketing en prospectie
- Verzenden van nieuwsbrieven en informatie over events (op basis van toestemming)
- Benadering van zakelijke prospecten via publiek toegankelijke bronnen en gespecialiseerde prospectietools (op basis van gerechtvaardigd belang), steeds met de mogelijkheid tot opt-out
- Analyse en verbetering van onze commerciële activiteiten
Human Resources
- Beheer van werknemers, consultants en freelancers (contract, payroll, opleiding, evaluaties)
- Werving en selectie van sollicitanten
Beveiliging en wettelijke verplichtingen
- Toegangscontrole tot gebouwen en systemen
- IT- en netwerkbeveiliging
- Naleving van fiscale, boekhoudkundige en sociale verplichtingen
Gebruik van de website en cookies
Tijdens uw bezoek aan onze website kunnen er ‘cookies’ op uw apparaat worden geplaatst. Cookies helpen ons om de website beter af te stemmen op uw behoeften. Niet-functionele cookies optimaliseren uw gebruikerservaring door technische keuzes te onthouden.
Soorten cookies die wij gebruiken:
- Functionele cookies: noodzakelijk voor de basisfunctionaliteit van de website.
- Analytische cookies: helpen ons inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en prestaties te verbeteren.
- Marketingcookies: worden gebruikt om u gepersonaliseerde advertenties te tonen.
Als u de website van ConXioN BV wilt consulteren, is het aan te raden dat u cookies inschakelt. U kunt echter zelf beslissen welke cookies u accepteert.
Meer informatie over hoe wij cookies gebruiken en hoe u uw voorkeuren kan beheren of intrekken, vindt u in onze afzonderlijke Cookie Policy.
7. Op welke rechtsgrond baseren wij ons?
Wij verwerken persoonsgegevens enkel op basis van een van de volgende gronden:
- Uitvoering van een contract (bv. bij klanten, leveranciers, werknemers)
- Wettelijke verplichting (bv. fiscale en boekhoudkundige verplichtingen, arbeidsrecht)
- Gerechtvaardigd belang (bv. zakelijke prospectie, uitnodiging tot gerichte events, IT-beveiliging, interne administratie)
- Toestemming (bv. nieuwsbriefinschrijving, gebruik van niet-essentiële cookies)
8. Waar komen de gegevens vandaan?
Wij verkrijgen persoonsgegevens:
- rechtstreeks van u zelf (via contracten, communicatie, sollicitaties, website)
- van uw werkgever of collega’s (in het kader van onze klanten- en leveranciersrelaties)
- uit publiek toegankelijke professionele bronnen (zoals bedrijfswebsites, LinkedIn of officiële registers), al dan niet met gebruik van gespecialiseerde tools die deze bronnen doorzoekbaar maken
9. Delen wij uw gegevens met derden?
Uw persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld voor zover dit noodzakelijk is voor de bovengenoemde doeleinden. Ze kunnen worden gedeeld met:
- interne medewerkers die toegang nodig hebben
- IT-, cloud- en hostingpartners die optreden als verwerker onder contract
- groepsvennootschappen van ConXioN
- bevoegde overheden en toezichthouders, indien wettelijk verplicht
Wij verkopen nooit persoonsgegevens aan derden.
10. Internationale doorgiften
Indien persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen wij steeds voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen (SCC’s).
11. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. Enkele voorbeelden:
- Klant- en leveranciersgegevens: 10 jaar na het einde van de relatie (fiscale verjaring)
- Prospectiegegevens: maximaal 3 jaar na laatste contact, tenzij u zich eerder uitschrijft
- HR- en loonadministratie: wettelijke bewaartermijnen (tot 10 jaar)
- Sollicitatiegegevens: maximaal 2 jaar na de procedure
12. Garantie van een rechtmatige en veilige verwerking
ConXioN BV verwerkt uw persoonsgegevens altijd eerlijk en rechtmatig. Dit betekent:
- Uw gegevens worden alleen verwerkt voor de in deze privacyverklaring omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.
- Uw gegevens worden enkel verwerkt voor zover dit toereikend, ter zake dienend en niet overmatig is.
- Uw gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor het verwezenlijken van de omschreven doeleinden.
- We nemen technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of verwerking.
- Bij een inbreuk op onze informatiesystemen zal ConXioN BV onmiddellijk alle mogelijke maatregelen nemen om de schade tot een minimum te beperken.
13. Wat zijn mijn rechten?
U beschikt over de volgende rechten:
- Recht op informatie: u heeft het recht te weten welke persoonsgegevens worden verzameld, hoe deze worden gebruikt, met wie ze worden gedeeld en hoe lang ze worden bewaard.
- Recht op inzage: u heeft het recht om inzage te verkrijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie: u heeft het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
- Recht op gegevenswissing: u kan verzoeken om persoonsgegevens te laten verwijderen in de volgende gevallen:
- De gegevens zijn niet langer nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
- U trekt uw toestemming in en er is geen andere rechtsgrond.
- De verwerking is onrechtmatig.
- De gegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
- Recht op beperking: u kan vragen de verwerking te beperken indien u de juistheid betwist, de verwerking onrechtmatig is of u de gegevens nodig heeft voor een rechtsvordering.
- Recht van bezwaar: u kan zich verzetten tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, met name tegen direct marketing.
- Recht op overdraagbaarheid: u kan de gegevens die u zelf aan ons verstrekt hebt in een gestructureerd en machineleesbaar formaat verkrijgen en doorgeven aan een andere partij.
- Recht om toestemming in te trekken: indien een verwerking gebaseerd is op toestemming, kan u die op elk moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
U kan uw rechten uitoefenen via privacy@conxion.be
Daarnaast kan u altijd klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
14. Wanneer wij optreden als verwerker
Voor bepaalde diensten (zoals hosting, managed services, cloudoplossingen) verwerkt ConXioN persoonsgegevens in opdracht van haar klanten. In die gevallen is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en handelt ConXioN als verwerker, conform de afgesloten verwerkersovereenkomst.