The Future of Work

De nieuwe functie van jouw kantoor volgens experten

Leestijd: 5 minuten

Op 1 oktober 2020 organiseerde ConXioN samen met enkele partners ‘The Future of Work’. Een hele namiddag lang traden experten in HR en Facility Management met elkaar in gesprek en stelden ze hun eigen case voor.

Welke veranderingen in het kantoorwezen hebben we de laatste jaren doorgemaakt en wat staat er ons nog te wachten? Welke rol speelt Covid-19 hierin? Hoe beïnvloedt dat jouw bedrijf en jouw medewerkers? Onze Event Marketeer Yara hield voor jullie een vinger aan de pols.  Lees haar recap hieronder!

ModernWorkplace

Out with the old, in with the new – Buro Modern

Tijden veranderen, ook wat kantoormeubilair betreft. De dagen waarin de dikte van je bureaublad en de ergonomie van je stoel afhingen van de hiërarchie binnen een bedrijf liggen achter ons. Werkgevers kiezen er alsmaar meer voor om zich te settelen tussen hun team. Ze beweren zo meer op de hoogte te zijn van het reilen en zeilen in het bedrijf en vinden persoonlijk contact met hun werknemers uiterst belangrijk.

Maar, we moeten het zeggen, Covid-19 heeft dit fysiek contact dit jaar niet veel kans gegeven. Om de opgelegde afstand netjes te bewaren is er als het ware een ‘war on plexiglas‘ ontstaan. Een tijdelijke oplossing om het paniekvoetbal bij bedrijven stil te leggen. Toch is de aankoop van plexiglas niet duurzaam en zullen we in de toekomst anders moeten gaan nadenken over de inrichting van onze kantoren om werknemers een vertrouwde en vooral veilige werkplek te bieden.

Het kantoor van de toekomst wordt een plaats waar werknemers elkaar kunnen ontmoeten en waar ze het DNA van het bedrijf voelen en beleven. We stappen af van een vaste ‘werkplek’ en moeten het meer bekijken als een dynamisch geheel. Steeds meer bedrijven zetten nu al in op flexibel meubilair, stille werkruimtes of ontspanningsruimtes. Dit zowel op eigen initiatief, door maatschappelijk opgelegde ruimtes of door de stem van de werkgevers.

The Future Of Work

Never change a winning team – ConXioN

Change management is een hot topic binnen organisaties, maar toch zijn mensen niet happig op veranderingen. Ze moeten veranderen van structuur, werking, gedachtegang, etc. Waar bedrijfsleiders zich in dit proces druk om maken: hoe krijg ik alle neuzen in dezelfde richting?

Laat het ADKAR-model hier een antwoord op geven. Wanneer we dit acroniem ontleden krijgen we: Awareness – Desire – Knowledge – Ability – Reinforcement. Vijf bouwstenen om een succesvol change managementproject uit te werken. Maar wat maakt een ‘project’ een project?

Een project krijgt zijn definitie wanneer er een duidelijk doel voor ogen is én wanneer er een start en einde is voorzien. Alvorens het starten van een project stel je jezelf de volgende vragen:

  • Wat wil ik bereiken?
  • Met wie wil ik dit bereiken?
  • Welk budget heb ik daarvoor?
  • Wat is mijn deadline?

Heb je iedere vraag kunnen beantwoorden? Dan ben jij klaar om de ADKAR-stappen te doorlopen.

Awareness. Zorg dat mensen ervan bewust gemaakt worden dat er verandering nodig is en dat ze achter die beslissing staan. Maar verander niet om te veranderen. Never change a winning team.

Desire. Waar een wil is, is een weg. Naast geloven in verandering moet er ook veranderd willen worden. Maak het daarom duidelijk waarom je wilt veranderen, bied hen een perspectief. Bepaal een duidelijke roadmap en check welke veranderingen eerst nodig zijn.

Knowledge. Verandering willen is één iets, maar heb je de juiste en voldoende kennis om te veranderen?

Ability. Kies het juiste moment om veranderingen door te voeren. Zorg dat er een algemeen gevoel van ‘readiness’ heerst in je bedrijf.

Reinforcement. Zet goede prestaties in de verf. Positieve feedback en erkenning zullen de werknemers motiveren om zich volop te blijven geven tijdens het veranderingsproces. Het blijft belangrijk om de situatie te monitoren. Op die manier kan je tijdig inspringen wanneer je voelt dat het proces niet helemaal loopt zoals voorzien.

ConXioN-Modern-Workplace

Reset, rethink, reposition – Steelcase

Verandering is geen evidentie. Soms kan het ook stevige littekens nalaten in een bedrijf. Zie verandering dus als een proces met gaandeweg belangrijke mijlpalen. ‘Een goede voorbereiding is het halve werk’, ook tijdens dit soort proces. Maar laat 2020 hét schoolvoorbeeld zijn van hoe je als bedrijf toch halsoverkop én aan een speedtempo aan change management moest doen.

We gaan niet terug naar hoe het was. Er heerst bij mensen toch enige schrik om terug naar kantoor te komen. Om hen te ontzorgen moeten we de huidige werkplek gaan ‘herdenken’.

Hieronder vind je 4 stappen om je op weg te helpen:

  • Vergroot het ecosysteem van de bezetting. Een goed kantoor bestaat uit vijf zones: de social zone, de resource zone, de meeting zone, de resident zone en de nomadic zone. Iedere zone heeft een andere functie. Wat de inhoud van die functie is, is afhankelijk van hoe het bedrijf is ingesteld.
  • Shift van vast meubilair naar fluïde meubilair. Op die manier kan iedereen naar eigen behoefte materiaal aanpassen gebaseerd op het type werk, het level of de privacy.
  • Focus op de ‘ik’ in wij. Een daling van fysieke contacten zorgt voor een stijging aan online calls en meetings. Het is dus aangeraden om extra stille en private plaatsen te voorzien.
  • Zorg dat elke ruimte verschillende functionaliteiten aankan. Maak een functionele setting mogelijk met behulp van technologie en flexibel meubilair.

Het ‘herdenken’ van het kantoor komt dus neer op een ontwerp met veiligheid in gedachten waarbinnen hoge productiviteit en kwalitatieve output mogelijk is. Een plek omgevormd tot een flexibele ruimte die ons inspireert en een groepsgevoel creëert.

Adopt the job to the person, not the other way around – Liantis

De aanpak van ons kantoor in de toekomst is nu bekend, maar wat met de huidige telewerksituatie?

Goede afspraken maken goede vrienden, ook in organisaties. Wat thuiswerk betreft zijn duidelijke regels en afspraken een absolute must. Bij de volksverhuis van het kantoor naar het thuisfront kwamen later heel wat vragen opduiken: krijg ik een vergoeding voor mijn internet- en telefoniekosten? Ik krijg rugpijn van op een gewone stoel te werken, kan ik een ergonomische bureaustoel aanvragen? Wie zal dit financieren?

Wat zegt de wet? Volgens de codex Welzijn zijn volgende goederen de verantwoordelijkheid van de werkgever: beeldscherm, toetsenbord en muis, telefoon, printer, documentenhouder, werktafel, werktoestel. Andere zaken zijn de verantwoordelijkheid van de werknemer. Om discussies of misverstanden te voorkomen is het aangeraden om alle regels en afspraken te documenteren in een thuiswerkbeleid.

Eén van de terugkerende problemen waar werknemers tegenaan botsen tijdens het thuiswerk zijn fysieke problemen. Zij ontbreken dikwijls ergonomisch meubilair waardoor er al snel fysieke kwaaltjes de kop op steken. Ook hiervoor is een thuiswerkbeleid een mooie houvast. De implementatie van ergonomie in het reglement dient om fysieke klachten preventief tegen te gaan, dit onder gespreide verantwoordelijkheid tussen de werkgever en werknemer.

Liantis kan hierbij helpen door HR- en juridisch advies te verlenen bij het uitwerken van jouw thuiswerkbeleid. Daarnaast geven ze je ook aanbevelingen bij de aankoop van nieuw meubilair en de kantoorinrichting.

Back to the future – Conclusie

Verwacht je dus niet aan een futuristisch spektakel, wél aan een kantoor die meer dan ooit zal inspelen op de noden van het bedrijf en de wensen van de werknemers. De standaard ‘werkplek’ krijgt een tweede leven en zal dienen als een veilige, wendbare en duurzame werkplek met het oog op ergonomie, die een groepsgevoel creëert.

Wie is Yara?

Yara is Event Marketeer bij ConXioN en de power lady achter onze events en online sessies. Je spot haar vaak in het ConXioN Experience Center, waar ze events tot in de puntjes voorbereidt en in goede banen leidt.

Yara-Meulenberg