Het belang van een digitale bedrijfscultuur

Veel bedrijven zien al hoe digitale technologie of innovatie hun bedrijf kan helpen een product of service te verbeteren. Echter hoort het daar niet te stoppen. Digitaal is een mindset, die je best doorheen heel je organisatie trekt. Zo creëer je een bedrijfscultuur die zowel van bovenaf (het C-level) als bottum-up (je medewerkers) gedragen wordt. Het bepaalt voor een heel groot stuk mee je succes in digitalisering of transformatie. Maar leg je verwachtingen ook niet te snel té hoog; je kan niet alles in één keer bereiken. Denk na wat je als bedrijf wil bereiken. Vertrek daarbij uit van je bedrijfsmissie en verweef er je digitaal traject in.

Digitaal als een mindset binnen je bedrijfscultuur

Wie digitaal gaat omsluiten in zijn bedrijfsstrategie en -doelstellingen, heeft al de helft van een succesvol traject afgelegd. Door digitaal te incorporeren in je bedrijfscultuur en -strategie heb je steeds het juiste overzicht waar en hoe je de stap naar digitalisering kan of moet nemen. Dus steeds met duidelijke doelstellingen voorop, die je tussentijds terugkoppelt naar je algemene bedrijfsdoelstellingen.

5 factoren die leiden naar een succesvolle digitalisering

Uit een recente studie van Agoria onder het C-level van 400 KMO’s blijkt een réchtstreeks verband tussen de manier van werken en denken, de cultuur en de mate waarin digitale projecten succesvol zijn. Om digitaal succesvol te zijn, blijken 5 factoren doorslaggevend te zijn voor een digitale bedrijfscultuur, een digitale mindset en dus de weg naar succes:

  1. De integratie van de digitale (transformatie)strategie binnen de algemene bedrijfsstrategie. Digitaal mag je niet zien als iets apart of losstaand. Je moet het mee opnemen in je algemene bedrijfsmissie en strategie.
  2. Medewerkers betrekken en begeleiden bij je digitalisering. De nodige informatie en betrokkenheid creëren doorheen je hele organisatie is erg belangrijk. Zo creëer je een breed draagvlak en wordt je transformatie vlugger en gemakkelijker geaccepteerd en ondersteund. Het verhoogt ook je adoptiefase later in je proces.
  3.  De samenwerking met externe digitale partners. Een transformatieproject kan je niet altijd op je eentje. Externe partners hebben de nodige knowhow en expertise om je te helpen in al je fases en zorgen mee dat jouw doelstellingen op de juiste manier worden uitgerold en bewaakt.
  4. Een gelijktijdige top-down en bottum-up benadering van digitalisering. Digitalisering is een taak en opdracht van en voor iedereen. Vanaf het C-level tot en met elke medewerker in jouw bedrijf. Alle neuzen moeten in dezelfde richting staan.
  5. De aanstelling van een verantwoordelijke voor digitale transformatie. Dat kan iemand intern zijn, bv de CIO of CTO, maar dat kan ook jouw neutrale externe partner zijn die er voor zorgt dat alle doelstellingen correct en nauw worden doorlopen en bewaakt. Deze verantwoordelijke houdt het overzicht en geeft zelf steeds het goeie voorbeeld; Lead By Example.

Veilig van thuis uit werken

Telewerk OK, maar wat met mijn security?

Nu iedereen massaal overschakelt naar telewerk en dus meestal van thuis uit werkt, rijzen ook de eerste problemen. Jouw medewerkers zitten veilig van thuis uit te werken, maar zijn ze ook voldoende beschermd tegen wie het minder goed bedoelt?  

Cybercriminelen zien hun kans schoon in telewerkers

Uit eerste berichten – die ook bij ons binnenkomen – blijkt namelijk dat cybercriminelen hun oog richten op wie nu extra kwetsbaar is. Een klik of download is snel gebeurd, en doorgaans ook volledig onbewust of onbedoeld. En net daar spelen cybercriminelen graag op in. Ze bieden jou informatie via valse websites waar de verleiding heel groot is om tot een bepaalde actie over te gaan, zoals jouw gegevens nalaten. Let dus heel goed op hoe je werkt en waar je op klikt of naartoe surft. Je zou niet de eerste of enige zijn die bedrogen wordt. En als IT-manager of CEO wil je natuurlijk ook niet dat je netwerk of bedrijfsgegevens gevaar lopen.

Om jullie optimaal voor te bereiden, organiseren we op donderdag 2 april om 13u30 een gratis online webinar rond CyberSecurity. Daarin tonen we je hoe je phishing kan herkennen en hoe je het aanpakt. De zwakste schakel is en blijft de mens. Een klik of download is vlug gebeurd. En zo start een phishingcampagne.

We geven je graag wat tips mee voor jouw medewerkers:

  • Denk voor je klikt. Klinkt simpel, maar die ene te snelle klik kan het verschil maken.
  • Klik niet zomaar op aantrekkelijke internetreclame of een bericht dat van je bank of een andere instelling komt. Bekijk heel goed welk websiteadres er bij staat. Soms verschillen die maar enkele letters van de echte.
  • Bezoek je toch een website? Kijk dan of die een juist beveiligingscertificaat heeft (je ziet dat onder meer door de ‘S’ na ‘http’) Let op: dit betekent nog geen garantie te zijn dat het om een betrouwbare website gaat. Let op met fake websites die informatie geven rond het Corona-virus. Daar circuleren al heel wat phishing-sites rond.
  • Wees kritisch: Is die link die je collega stuurt wel helemaal clean en te betrouwen? En wat met die verdachte bijlage? Verwacht ik nu wel een pakje van B-post of een bericht van de bank? Denk twee keer na voor je iets downloadt of aanklikt.
  • Zorg voor een veilige internetverbinding, zowel thuis als op het werk. Cisco Umbrella bijvoorbeeld kan een website op autoriteit en betrouwbaarheid inschatten en websitebezoeken blokkeren als die een slechte of ongekende reputatie heeft. Zo ben jij niet enkel beschermd, maar ook je device en – ja – zelfs je hele bedrijfsnetwerk.
  • Dubbelcheck: kijk wie de afzender is. Bekijk de inhoud. E-mails worden heel vaak vervalst en lijken echt te zijn, bv van je baas of collega. Twijfel je? Bel de persoon even op om na te gaan of de email wel echt van hem of haar komt.
  • Gebruik slimme en veilige software zoals Azure Single Sign On en Office 365. Die komt met een slimme mailbox die vreemde of dubieuze afzenders kan afblokken, zodat ze je mailbox niet eens kunnen bereiken.

Wil je zeker zijn van je stuk en optimaal beveiligd? Zowel thuis als op kantoor?

Via een ‘Layered Security’ krijgen cybercriminelen geen kans meer.

Productief en efficiënt thuiswerken

Nu het grootste deel van de bedrijven hun medewerkers thuis heeft op telewerk, komen ook de eerste vervelende probleempjes. Niet iedereen is gewoon van thuis uit te werken. Het contact met de collega’s ontbreekt, feedback naar je rechtstreekse baas verloopt niet zoals anders. Vaak lopen dan ook nog kinderen in de buurt die aandacht vragen. Een standaardroutine kan je dat niet noemen. Hoe zorg je er voor dat je dag toch goed georganiseerd geraakt en productief verloopt? We geven je enkele tips. 

Organiseer je werkplek 

Probeer je werkplek af te scheiden van je privé. Zo raak je minder afgeleid en kan je je beter focussen. Werk desnoods met een afscheidingswand of richt een verloren extra slaapkamer of zolder opnieuw in. Richt die in zoals je die gewoon bent van op je werk. Zorg voor een werkplek waar genoeg daglicht is. Dat geeft je namelijk energie. 

Werk met een duidelijk dag- en weekschema 

Veel mensen hebben nu hun kinderen thuis. Dat zorgt voor drukte, ja zelfs soms chaos. Werken met een duidelijk dag-en weekschema kan je hier stevig in helpen. Belangrijk hierin is dat je de belangrijke én minder belangrijke, urgente én mindere urgente taken plant.

Welke taken vragen focus en welke zaken zorgen voor afleiding? Welke zijn je duidelijke focusopdrachten en welke zijn je rustmomenten? Breng alles goed in kaart zodat je een duidelijk zicht krijgt over wat belangrijk is en wat minder belangrijk is. 

Plan de verschillende activiteiten in en bespreek ze op een vast tijdstip op de dag, bijvoorbeeld tijdens of direct na het ontbijt, de middag of om 4 uur. Zo weet iedereen wat van hem verwacht wordt en kunnen jullie allemaal met enige structuur aan de slag. 

Organiseer ál jouw activiteiten en momenten 

Ja, dus ook jouw privémomenten. Werkmomenten zijn werkmomenten. Sluit dan afleiders zoveel mogelijk af. Als je moet focussen, zet dan even jouw mail of chatkanalen af. Spreek met elkaar af wanneer je overlegt en communiceer als je even moet focussen. Werk in time-slots. Bijvoorbeeld een uur focus,  5 minuten pauze, 5 minuten e-mails checken. 

Zorg voor voldoende beweging 

Beweging is erg belangrijk voor je fysiek en mentaal welzijn. Zorg voor een vast moment waarin je enkele oefeningen doet, of waar je even naar buiten gaat. Doe je liever niet alleen bewegingsoefeningen? Maak er dan een gezinsmomentje van. Plan samen beweging in. Je kan elkaar aanmoedigen en samen naar een doel streven. Maak er een vast moment en gewoonte van. 

Neem voldoende frisse buitenlucht 

Blijf niet de hele dag binnen. Je kan gerust, ook in deze tijd, even een korte wandeling nemen. Blijf wel in de buurt en volg de regels. Even het blokje om of enkele straten verder. Een mooi moment om plaatsjes te zien en te ontdekken die je anders misschien niet zag. Mooi meegenomen, én je blijft genoeg in beweging. 

 

Hulp nodig bij het overschakelen naar telewerken?

Jouw kantoor en tools digitaal bij je thuis

Door de Corona-crisis zijn heel wat bedrijven overgeschakeld of aan het overschakelen naar telewerk. Dat vraagt best heel wat organisatie en coördinatie, want dat doe je niet zomaar over één nacht ijs als je niet voorbereid bent. Daarbij komt ook dat je ofwel via je thuis-Wi-Fi of VPN werkt om in verbinding te staan met je werk en collega’s. En tenzij je een pc of laptop van het werk hebt, moet je het stellen met je privécomputer en heb je niet alle tools en applicaties staan. Daarbij komt ook dat niet altijd alles even compatibel is, qua software en hardware. En hoe draai je pakweg AS400 van thuis uit op je laptop?

Awingu, een software start-up uit het Gentse heeft al enkele jaren de oplossing hiervoor. Dit bedrijf ontwikkelde een manier die het mogelijk maakt om van op eender welk toestel, eender wanneer, met één eenvoudige login volledig operationeel te kunnen zijn. Klinkt simpel, niet? Wel dat is het ook.

Werk ook van thuis uit op je vertrouwde applicaties

Awingu is een virtuele omgeving in een HTML5-browser, die moeiteloos de link legt naar bijvoorbeeld je desktop op je werk. Je logt in via het Awingu-platform en hebt meteen volledige toegang tot al je files en applicaties zonder dat je hier iets moet voor installeren. Het is bovendien een zeer veilige omgeving, dus ook je toestellen zijn beveiligd, wat erg belangrijk is in deze BYOD (Bring Your Own Device) tijden. Met een SSO (Single Sign On) werk je dus waar je wil, hoe je wil, op gelijk welk toestel.

Wat bovendien Awingu extra aantrekkelijk maakt, is hoe het Legacy applications gebruiken helemaal mogelijk maakt. Dus kunnen je medewerkers even goed blijven werken op je AS400, Navision of andere applicatie. Geen enkele reden dus om niet te kunnen werken van thuis uit, met je vertrouwde dagelijkse applicaties. Een sterk vernuftige omgeving die Awingu!

Je voorbereiden op telewerk

Door de COVID-19 crisis zit je als bedrijf waarschijnlijk met heel wat vragen. Elk bedrijf moet bijkomende maatregelen treffen en dat vraagt heel wat organisatie en coördinatie. Allesbehalve een makkelijke klus, omdat uiteindelijk jouw business ook moet kunnen blijven draaien. Verschillende van jouw medewerkers kunnen misschien tijdelijk van thuis uit werken, maar wat als jouw bedrijf daar niet helemaal is op voorzien of je infrastructuur het momenteel niet toelaat? Hoe hou je je medewerkers gemotiveerd aan de slag? Hoe blijf je aan de slag in tijden van crisis en quarantaine?

Heel wat vragen waar we jou vanuit ConXioN kunnen in bijstaan. Gaat jouw bedrijf over tot telewerken of overweeg je dit? Heb je nood aan hulp om dit vlot te organiseren? ConXioN heeft jarenlange ervaring in digitaal telewerk en flexwerk. Onze business consultants kunnen je met raad én daad bijstaan in het opzetten van een sterke infrastructuur die productief en efficiënt telewerken mogelijk maakt.

Verzeker jouw bedrijfscontinuïteit met Microsoft Teams

Microsoft Teams integreert heel jouw vertrouwde Office 365-omgeving in één makkelijk bruikbare interface.  Je kan er eenvoudig en snel samenwerken op bestanden en projecten, online vergaderen (audio en video), bellen en in team samen werken, ook van thuis uit of vanop een andere locatie. Niet enkel de perfecte tool om operationeel te blijven tijdens deze coronacrisis, maar direct ook helemaal voorbereid te zijn naar een verdere omschakeling naar een flexibele modern workplace.

Blijf operationeel en in contact met je team

Dit collaboratie-, communicatie-en projectplatform maakt het mogelijk met elkaar online in verbinding te staan en verder samen te werken. Je kan er: 

  • In contact blijven met je collega’s: via video, audio en telefonie (intern en extern) kan je heel makkelijk met elkaar blijven communiceren. Je kan dit ook met externe partners zoals jouw klanten of leveranciers .
  • Online samenwerken aan bestanden: je kan in real time met meerdere personen samenwerken aan  je bestanden. Zo heb je steeds de recentste versie van een document beschikbaar en staan je bestanden niet verspreid door elkaar. 
  • Werken in je vertrouwde Office 365-omgeving: Microsoft Teams integreert naadloos jouw vertrouwde Office 365 applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint, maar ook nog veel andere. Zo heb je je kantoor bij de hand in één gemakkelijk bruikbare interface. 
  • Centraal jouw documentatie beschikbaar: achterliggend gebruik Microsoft Teams onder andere SharePoint, waar al jouw bestanden moeiteloos worden gecentraliseerd. Zo heb je steeds alle nodige informatie en documentatie bij de hand. 
  • Online vergaderen met je collega’s of klanten: Microsoft Teams integreert een zeer goeie audio en video-mogelijkheid, waardoor je op eender welk moment online kunt overleggen. Zo vermijd je onnodig fysiek contact en ben je toch up-to-date met je team. 

Wil je meer informatie over Microsoft Teams en hoe dit jouw bedrijfscontinuïteit kan verzekeren? Contacteer onze business consultants. Zij kunnen je van a toz begeleiden met een snelle uitrol binnen jouw bedrijf. Zo schakel je snel over naar efficiënt telewerk én ben je voorbereid op een verdere snelle omschakeling naar een digital workplace. 

The Modern Workplace: hoe begin je eraan?

Er is al veel gezegd en geschreven over ‘The Modern Workplace’: wat is het, wat kan het zijn en wat kan het opleveren voor jou en je medewerkers. Verschillende bedrijven pakken er al mee uit, maar toch lijken nog veel bedrijven niet helemaal klaar of weten ze niet hoe er aan te beginnen. Hoe begin je aan zo een ‘modern workplace’?

Verandert Generatie Z jouw manier van werken?

Uit een bevraging bij C-level profielen uit 5 verschillende regio’s (UK, Frankrijk, Duitsland, Australië en Singapore) blijkt dat na Digitale Transformatie, de inrichting en digitalisering van de werkplek tot de top 3 – uitdagingen behoort binnen bedrijven.

Verschillende bedrijven vragen zich af hoe ze kunnen tegemoet komen aan de toenemende eisen en verwachtingen van jonge werknemers, Generatie Z (geboren zijn tussen 1995 en 2010.). Zij nemen nu massaal hun plek in op de arbeidsmarkt, en dat komt met bijkomende uitdagingen voor HR en managers. In 2020 is 40% van de werknemers iemand uit Generatie Z.

Mobiel en flexibel werken wordt de norm

Deze generatie is uiterst mobiel en verwacht van hun bedrijf en baas hetzelfde. Ze fixeren niet meer op 1 vaste werkplek en stellen hoge eisen inzake kantooruitrusting, materiaal, flexibiliteit en security.

Hoe ga je daar als bedrijf mee om? Hoe begin je aan de inrichting en digitalisering van je werkomgeving?

1.  Bepaal je doelstelling:

Waar wil je naar toe? Wil je een hogere mate van flexibiliteit kunnen bieden? Wil je je kantoor omvormen tot een ‘smart’ en ‘mobile office’? Of wil je mobiel werken vlotter mogelijk maken zonder in te boeten aan veiligheid?

2.  Begin met een audit:

3. Faseer, test en valideer:

Verwacht niet dat je alles over één nacht ijs rond krijgt. Omvormen tot een gedigitaliseerde modern workplace vraagt ook een aanpassing bij zowel medewerkers als managers. ‘Onboarding’ kan gefaseerd verlopen. Hoe je controle houdt over je mobiele werkers en toch voldoende blijft samenwerken, lees je in deze blogpost.

Hulp nodig bij je transformatie en digitalisering van je werkplek?