Hoe communiceer ik bij een intern project?

Slapende honden? Maak ze wakker!

Leestijd: 4 minuten

In mijn blogposts geef ik je meer inzicht in en tips & tricks over hoe je je medewerkers betrekt bij een verandering. En dat kan gaan over elke verandering: van een overstap naar SharePoint of Teams tot de wegenwerken die gepland staan in de straat van jouw bedrijf. Dit principe noemen we ‘Change Management’, en ik vertel je er meer over aan de hand van vragen die je je misschien al eens gesteld hebt én voorbeelden uit de praktijk. Je kan starten bij de kennismaking met Change Management en de eerste praktische blog over Change Management, of duik gerust meteen in de blog hieronder. Ik hoop er alvast voor te zorgen dat mijn passie jouw verandering een boost geeft.

Zoals altijd start ik met een vraag en deze keer is dat: communiceren tijdens een intern project, hoe doe ik dat nu?

3 tips voor geslaagde communicatie

TIP 1: Schud slapende honden zo snel mogelijk wakker!

Ik heb ondertussen al vaak herhaald dat communiceren prioriteit numero uno is tijdens een project. Maar hoe, en uiteraard ook wat, communiceer je?

Een project heeft nog te vaak een broertje dood aan communicatie. Want waarom zou je een verandering die op til is communiceren en je medewerkers ongerust maken, terwijl je zelf nog niet goed weet waar je naartoe wil?

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

Ik neem je opnieuw mee naar een voorbeeld uit de praktijk. Tijdens een intakegesprek voor een nieuw project zei een manager me: “Communicatie? Nu al? Nee, dat gaan we niet doen, dat is slapende honden wakker maken!” Toch is het geen slecht idee: slapende honden worden best zo vroeg mogelijk wakker gemaakt wanneer je van start gaat met een nieuw project. De manager keek even vreemd op bij mijn reactie maar ik mocht toch verdere uitleg geven.

Als je wacht met vertellen waarmee je bezig bent tot een groot deel van je project beslist en gepland is, loop je de kans om met een morrend publiek achter te blijven (en geloof mij maar: die kans is groter dan je denkt). Vanaf je eerste meeting voor je nieuw project schiet de geruchtenmolen in gang en die is niet altijd positief, want je medewerkers weten niet wat hen te wachten staat. Gevolg: je project start al met een negatief gevoel en de kans dat de moraal van je medewerkers daalt is meer dan reëel.

“Bewijs me dat maar”, zei de manager. Challenge accepted! Samen met onze marketingafdeling gingen we aan de slag. Tijdens de brainstorm kwamen de zotste ideeën boven en uiteindelijk resulteerde dit in een passend communicatietraject voor onze klant, die de medewerkers op gepaste wijze informeerde over het project. Lees zeker verder om te ontdekken hoe die campagne eruit zag.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

TIP 2: Hoe pak je je communicatie nu aan?

Eerst is het belangrijk om goed te weten wie het doelpubliek is: aan wie moet je duidelijk maken welke verandering eraan komt en waarom?

Wees daarom altijd duidelijk en gebruik begrijpelijke taal. Het heeft geen zin om technische details te verkondigen als je eindgebruiker hieraan geen boodschap heeft. Pas dus je communicatie aan naargelang je publiek. Is je uitleg bedoeld voor IT, dan mag het wat technischer. Moet je je verhaal vertellen aan de eindgebruiker, zorg er dan voor dat het voor hen duidelijk is.

De eerste communicatie zorgt voor stabiliteit. Het is belangrijk dat iemand uit het managementteam – en in ons voorbeeld was dat de CEO – een duidelijke visie overbrengt. Waar is hij of zij trots op? En waar willen ze met deze verandering naartoe? Starten doen we dan ook met het opbouwen van heldere context. Waarom nu veranderen? Wat gebeurt er als we niet veranderen?

Het is belangrijk om een klaar en duidelijk inzicht op de uitdagingen en problemen te geven. Op deze manier wordt het voor je medewerker ook duidelijk waarom deze oplossing gekozen werd.

In ons verhaal lieten we de CEO dit vertellen in een filmpje. Dit filmpje werd met heel wat bombarie ingepland in de agenda’s van de medewerkers. Om uit te nodigen om ernaar te kijken, stuurden we via de post een pakketje op met daarin een hapje en een drankje. Het is belangrijk om inventief te zijn, ook tijdens coronatijden.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

Communiceren stopt uiteraard niet bij vertellen waarom je wil veranderen, dus zorgden we ook voor een duidelijke en constructieve communicatie op de SharePointpagina van de organisatie. Twee vliegen in één klap: de medewerkers leerden SharePoint kennen én we hadden een handige, centrale en overzichtelijke plek om alle nieuws rond de verandering mee te delen. In niet-coronatijden hadden we gebruik kunnen maken van affiches in bijvoorbeeld de toiletten om een nieuwe stap aan te kondigen. Maar dat had nu niet veel effect gehad.

Op deze SharePointpagina kan de medewerker zelf vragen stellen aan de champions of de ambassadeurs van het project. Na elke nieuwe stap organiseerden we een feedbackmoment. Zo’n eerste feedbackmoment kan een online quiz zijn, waarbij de winnaar ook effectief een prijs ontvangt! Een andere optie is een online Microsoft Form waarin je collega’s snel en handig hun mening kunnen geven.

TIP 3: What’s in it for me?

Communiceren doe je ook en vooral om je medewerkers duidelijk te maken welk voordeel deze verandering voor hen zal hebben. Dit doet de CEO uit ons voorbeeld al in zijn allereerste communicatie. Zo schept hij meteen duidelijkheid. De voordelen worden extra in de verf gezet en regelmatig herhaald.

Dankzij deze duidelijkheid vermijd je al een groot deel van eventuele weerstand tegen de verandering. Dit is ook zo in ons voorbeeld: het filmpje creëerde een buzz, een positieve sfeer rond de nakende verandering. De CEO werd zelfs gefeliciteerd met zijn acteertalent. Het is een fijne manier om op deze manier met je project van start te gaan, in plaats van met onzekerheid en geruchten, zoals het geval zou zijn wanneer je niet communiceert.

Dankzij deze grondige communicatie is dit project een groot succes geworden. De mooiste bijkomstigheid: mensen van verschillende afdelingen leerden elkaar kennen, want er werd ook écht over gesproken op de werkvloer.

Conclusie:

We praten allemaal graag over wat ons bezighoudt, en ook bij projecten is communicatie belangrijk. Zorg er daarom voor dat je medewerkers die mogelijkheid ook krijgen. De CEO in ons voorbeeld deed na het filmpje zelfs een rondje op de afdelingen om te luisteren naar de reacties op de aankondiging. Misschien waren die niet allemaal positief (en dat is ook helemaal niet nodig), maar je medewerker ontdekt op deze manier wél dat er ook naar hem/haar geluisterd wordt en jij kan die waardevolle feedback meenemen in je volgende communicatie en in het project.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

3 takeaways

  • Begin zo vroeg mogelijk met communiceren over het wat en waarom van het nieuwe project. Maak je communicatie persoonlijk en wees gerust creatief.
  • Zorg voor betrokkenheid door je boodschap af te stemmen op je doelpubliek en het gesprek te openen.
  • Zet de voordelen van de verandering (herhaaldelijk) in de verf.

Wil je graag meer bijleren over Change Management? Onze business consultants geven je een goeie basis én enkele praktijkvoorbeelden in onze gratis sessie op 19 oktober.

Christine in haar eigen woorden

Ik ben Christine Gielen, dit jaar een halve eeuw oud en 30 jaar geleden begonnen aan mijn professionele carrière. Ik heb heel wat verschillende watertjes doorzwommen en daardoor heel veel ervaring op mogen doen. Nu ben ik een radertje in de goed geoliede machine van Business Consultants binnen ConXioN.  

Als Business Consultant is het onze missie om klanten te helpen groeien met (een combinatie van) verschillende diensten, tools en oplossingen. Elk van ons heeft zijn eigen specialisatie en de mijne is Change Management. Wat dit precies inhoudt, ontdek je in mijn blogposts. 

Wil je graag dat ik in een volgende blogpost antwoord geef op jouw vraag over Change Management? Je vragen, suggesties en bemerkingen zijn van harte welkom!

Christiene Gielen Business Consultant ConXioN