WAAROM je SharePoint knowledge agent nodig hebt
In deze aflevering duiken we samen met Sebastiaan Mindreau in de SharePoint Knowledge Agent en hoe deze nieuwe AI-functionaliteit het documentbeheer binnen Microsoft 365 fundamenteel verandert. We bespreken waarom je een Knowledge Agent nodig hebt, hoe deze werkt met SharePoint metadata en waarom AI-gestuurd document management eindelijk een antwoord biedt op een probleem waar veel organisaties al jaren mee worstelen: manueel metadata invullen en documentchaos.
Snelle links 🔗:
AI in SharePoint: hype of werkbare oplossing?
De aanleiding voor het gesprek is duidelijk: Microsoft Ignite heeft net plaatsgevonden. Daar worden elk jaar nieuwe functies en updates aangekondigd, vaak met veel bombarie en enthousiasme. Maar de vraag blijft altijd: wat blijft er écht hangen?
Sebastian steekt van wal met een open blik: “Er zijn zeker interessante zaken, maar het is vooral de integratie van Copilot met SharePoint die me is bijgebleven.” En dan specifiek de Knowledge Agent – een nieuwe feature die in preview beschikbaar is en die AI inzet om metadata automatisch toe te kennen aan documenten.
Voor Sebastian, die zich normaal eerder sceptisch opstelt tegenover AI-tools (“ik wil gewoon zeker zijn dat het werkt en klopt”), was dit een zeldzaam moment van enthousiasme: “Ik was echt van mijn sokken geblazen.”
“Ik was echt van mijn sokken geblazen.”
SharePoint blijft SharePoint… maar dan slimmer?
Laten we even terugspoelen.
SharePoint is voor veel organisaties nog altijd hét platform voor documentbeheer. Geen file server, maar een plek waar documenten centraal staan, verrijkt kunnen worden met metadata, gedeeld met collega’s, en gekoppeld aan rechten en policies. Maar: dat werkt alleen als je het goed opzet.
En daar komt informatiearchitectuur in beeld: nadenken over structuur, navigatie, security, metadata, zoekfunctionaliteit… het hele pakket.
Het grote pijnpunt? Gebruikers willen hun bestanden gewoon uploaden en weer verder met hun werk. Ze hebben – heel begrijpelijk – geen zin om bij elk document manueel metadata toe te voegen of keuzevelden in te vullen. “Zelfs specialisten haken daar op termijn op af,” zegt Sebastian.
“Zelfs specialisten haken daar op termijn op af”
De belofte van de Knowledge Agent
Dat is waar de SharePoint Knowledge Agent zijn intrede doet. Die doet eigenlijk het werk dat gebruikers normaal overslaan: automatisch documenten analyseren, herkennen wat het is, en zelf de juiste metadata toekennen.
Concreet? Je gooit een hoop documenten in een bibliotheek – denk aan contracten, personeelsdossiers, formulieren – en de agent gaat zelf aan de slag met het lezen, herkennen en structureren van die documenten.
Niet gewoon met één of twee documenten. Nee, ook in bulk. Honderden of duizenden.
Zelfs als de documenten niet perfect zijn: PDF’s zonder tekstlaag, gescande beelden, scheve documenten… De agent herkent tekst via OCR (zelfs als die er niet is), analyseert de inhoud en vult kolommen in met voorgedefinieerde metadata. Zoals Sebastian het zegt: “Ik heb daar nul effort voor moeten doen.”
“Ik heb daar nul effort voor moeten doen.”
Praktijkvoorbeeld: personeelsdossiers en staalanalyses
De kracht van de Knowledge Agent komt pas echt tot zijn recht in de praktijk. Sebastian deelt een case van een klant met duizenden staalanalyses afkomstig van externe labo’s. “Ze wilden een overzicht in Excel met batchnummers en meetwaarden. Vroeger: manueel werk. Nu: AI die het uit de documenten haalt.”
Een tweede voorbeeld: personeelsdossiers. Die bevatten allerlei documenttypes – contracten, policies, formulieren – elk met eigen kenmerken. In plaats van elk bestand manueel te taggen, kan je met een goed opgebouwde prompt aan de agent duidelijk maken: als het ‘contract’ bevat én ‘startdatum’, dan is het een contract.
De prompt definieert dus niet alleen wat de agent moet herkennen, maar ook hoe hij het moet categoriseren. En dat is precies waar de toegevoegde waarde zit.
“Ze wilden een overzicht in Excel met batchnummers en meetwaarden. Vroeger: manueel werk. Nu: AI die het uit de documenten haalt.”
Even ademhalen: AI is geen magie
Op dit punt in het gesprek komt ook wat nuchterheid aan bod. Want ja, de tool is krachtig – maar ook niet foutloos.
Soms worden komma’s of punten verkeerd geïnterpreteerd. Een 45,5 kan plots een 545 worden. En dat kan in bepaalde contexten natuurlijk grote gevolgen hebben. Sebastian: “Daar moet je dus waakzaam voor blijven. AI helpt, maar lost het niet volledig op.”
De oplossing? Slimme prompts met validatiegrenzen. Bijvoorbeeld: “Ik verwacht een waarde tussen 0 en 100.” Als de agent iets anders voorstelt, weet je dat er iets mis is.
Ook het bijsturen van prompts op termijn is cruciaal. Want documenten evolueren, de inhoud verandert, en ook de AI zelf wordt slimmer. Een goede prompt vandaag, is niet per se een goede prompt binnen zes maanden.
“Daar moet je dus waakzaam voor blijven. AI helpt, maar lost het niet volledig op.”
Metadata vs. mappen: een eeuwenoude strijd
Een ander thema dat regelmatig terugkomt: hoe gaan we informatie structureren?
Gaan we voor metadata? Voor mappen? Of beide?
Sebastian is daar duidelijk in: “Het moet werkbaar zijn voor eindgebruikers.” Sommige organisaties willen alles gooien in één grote bibliotheek, en dan metadata gebruiken om alles terug te vinden. Technisch kan dat, maar in de praktijk werkt dat vaak niet.
Mensen denken in mapjes. En soms is dat gewoon goed genoeg. De AI-gedreven metadata mag dus geen excuus zijn om structuur overboord te gooien. Je hebt duidelijke, specifieke bibliotheken nodig per context – denk aan contracten, personeelsdocumenten, certificaten – elk met eigen metadata en eigen regels.
“Het moet werkbaar zijn voor eindgebruikers.”
Advanced Management: handig extraatje of gamechanger?
Naast de Knowledge Agent is er ook SharePoint Advanced Management – een verzameling tools en rapporten voor wie meer controle wil over zijn SharePoint-omgeving. Denk aan security-overzichten, tenant renames, en toegangsbeheer.
Het goeie nieuws? Zodra je één Copilot-licentie hebt, krijg je toegang tot (bijna) alles binnen deze Advanced Management module. Dus plots wordt het wél interessant, zonder extra licentiekost. Sebastian noemt het “een beest van een tool, maar je hebt het niet elke dag nodig.”
Voor grote organisaties is het een must, maar ook kleinere bedrijven kunnen er veel uit halen – vooral op vlak van inzicht in wie wat mag zien en het bewaken van security baseline.
Let op: AI is een helper, geen redder
Wat blijft hangen in het gesprek, is een duidelijke boodschap: AI is er om te helpen, niet om alles over te nemen.
Sebastian verwoordt het mooi: “Je moet meesterschap houden over je informatie.” Copilot of Knowledge Agent kunnen je ondersteunen, maar je moet weten wat je wil, hoe je het organiseert en vooral: wat je ermee doet.
Ook je search wordt niet overbodig. Soms is het veel sneller om via klassieke zoekopdrachten met goede metadata je document terug te vinden, dan om AI te vragen een samenvatting te geven.
“Je moet meesterschap houden over je informatie.”
Klinkt goed? Zeker. Maar... heb je er écht iets aan?
We zouden het niet eerlijk doen als we niet ook even kritisch blijven.
Ja, AI en metadata automatisatie zijn fantastische tools. Ze kunnen bergen werk verzetten en zorgen voor een betere zoekervaring, consistentie én tijdbesparing.
Maar zoals Sebastian ook benadrukt: “Het werkt alleen als je het goed opzet. En als je blijft opvolgen.”
Als je vandaag al verdrinkt in slecht gestructureerde documenten en je denkt: “We gooien AI erop, en klaar”, dan zit je fout. AI versterkt wat er is, maar lost het fundamentele probleem niet op.
“Het werkt alleen als je het goed opzet. En als je blijft opvolgen.”
Gerelateerde artikelen
Meer weten over wat ConXioN voor jouw bedrijf kan betekenen?
Onze experts staan voor je klaar om je te begeleiden en te adviseren.