Telewerk in ConXioN-stijl: onze eigen Power Apps-applicatie

Leestijd: 2 minuten

“Ik ben ingecheckt!” is een zin die we vanaf deze week vaak zullen horen bij ConXioN. En nee, we gaan niet plots massaal op hotel. Het heeft alles te maken met onze gloednieuwe applicatie die het verplichte telewerk reguleert.

Na de aankondiging van de verstrengde coronamaatregelen zaten heel wat bedrijven met de handen in het haar. Werknemers mogen nog maar één dag op kantoor aanwezig zijn, moeten beschikken over een attest, er moet rekening gehouden worden met een maximale bezetting én sommige werknemers hebben een jobinhoud die geen thuiswerk toelaat. Hoe registreer en controleer je dat? Veel bedrijven schakelen terug over op de procedures die ze gewoon waren uit de vorige thuiswerkperiode. ConXioN gaat vanaf vandaag een stapje verder. Onze Microsoft 365 Business Consultants bleven vorige week niet bij de pakken zitten en ontwikkelden op korte termijn via Power Apps een applicatie die registratie van het kantoorwerk vereenvoudigt.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

De uitdaging: administratieve rompslomp verminderen

Hoewel ConXioN net als de vorige periode van verplicht telewerken de thuiswerkdagen registreert via haar sociaal secretariaat, brengt de toegelaten terugkomdag een extra uitdaging met zich mee. Collega’s die op kantoor werken, hebben immers een attest nodig. Daarnaast mogen niet alle 100 ConXioNeers gelijktijdig op kantoor aanwezig zijn, om de veiligheid van de collega’s te garanderen. En wat met collega’s die op het werk arriveren om dan pas te ontdekken dat het maximale aantal kantoorwerkers al bereikt is? Het spreekt dan ook voor zich dat hier heel wat extra administratie bij komt kijken. En net zoals we doen bij onze klanten, bekijkt ConXioN ook graag bij zichzelf hoe de bedrijfsprocessen eenvoudiger kunnen. Challenge accepted!

De oplossing: de ConXioN check in-app via Power Apps

De Microsoft 365 Business Consultants, die met hun kennis van het Power Platform doorgaans applicaties ontwikkelen voor bijvoorbeeld fleet management, automatisch doorsturen van facturen of verlofaanvragen, gingen vorige week voor ConXioN aan de slag. Via Power Apps ontwikkelden ze een applicatie die eenvoudig toegankelijk is voor de ConXioN-collega’s.

ConXioNeers kunnen de app op hun laptop of smartphone downloaden. ‘s Ochtends kunnen ze hun plekje reserveren door op de ‘check in’-knop te klikken. Verlaten ze het kantoor? Dan openen ze de app opnieuw en klikken ze op ‘check out’. Zo komt er een plekje vrij voor een andere collega. En als alle plekken zijn ingenomen, dan krijgen de ConXioNeers dat ook te zien. Geen onaangename verrassingen na een lange autorit, dus. Ook voor het administratieteam houdt dit in dat zij op elk moment van de dag een up-to-date lijst met aanwezigen kunnen raadplegen.

Speciaal voor vergeetachtige collega’s wordt de teller ‘s nachts automatisch gereset. Zo heeft iedere geïnteresseerde ‘s ochtends weer een eerlijke kans op een plekje.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

Maar daar stopt het niet: na het inchecken krijgt de ConXioNeer in kwestie automatisch een gepersonaliseerd attest voor die dag in zijn/haar mailbox. Het administratieteam moet deze documenten niet meer voorzien én de werknemer vindt het document eenvoudig terug in geval van controle. Win-win! Ook collega’s die zich verplaatsen naar een klant of naar een andere vestiging, kunnen daarvoor automatisch een aangepast attest ontvangen.

Power What?

De mogelijkheden van Power Apps stoppen daar echter niet. Denk bijvoorbeeld aan een app voor bezoekersregistratie, waarmee een lijst kan voorgelegd worden met de op dat moment aanwezige bezoekers, of een app voor deskregistratie, waarmee er bijvoorbeeld slechts een aantal bureaus per afdeling kan gereserveerd worden.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.

desk registration app

Wil je graag meer weten over het Power Platform? We organiseren regelmatig sessies, dus houd zeker ons evenementenoverzicht in de gaten.

Benieuwd naar hoe we jouw bedrijfsprocessen kunnen stroomlijnen, of interesse in een gelijkaardige app? Neem dan contact met ons op en we bekijken samen de mogelijkheden!