Een overstap van fileserver naar de cloud heeft immers een grote impact op de dagelijkse werking van de werknemers. Wie aan een laptop werkt, raadpleegt verschillende keren per dag wel een bestand of geeft een nieuw bestand een eigen plekje. Net omdat dit zo’n impactvolle verandering is, werd vanaf het begin van het project veel aandacht besteed aan de communicatie naar de werknemers. Want werknemers die enthousiast zijn over een verandering, verhogen de slaagkans van een project enorm.

Beginnen deden de Microsoft 365 Business Consultants van ConXioN met een enquête. Daarin werd onder andere gepolst naar welke processen fout liepen, maar wordt ook gekeken naar hoe Igepa het maximum kon halen uit andere tools binnen het Microsoft 365-ecosysteem (Igepa had immers al een licentie voor Microsoft Teams). De enquête toonde aan dat er inderdaad frustraties bestonden rond het huidige documentbeheer en er ruimte was voor heel wat optimalisaties. Er werd besloten om voor elke afdeling een SharePoint op te zetten, met een algemene pagina en een achterliggende geoptimaliseerde mappenstructuur. Daarbij zou de huidige documentenstructuur niet 1-op-1 overgenomen worden, maar zou per afdeling geluisterd worden naar de specifieke noden.

Uit de enquête bleek ook dat het team van de packaging-afdeling grote voorstander was van een overstap naar SharePoint. Dit team toonde zich dan ook meer dan bereid om een pilootproject op te starten. Daarin zouden zij samen met de ConXioN Business Consultants bekijken hoe de algemene structuur van een SharePointpagina er best uitziet, er zelf mee aan de slag gaan, eventuele kinderziektes vroeg aanpakken én daarna de overige teams begeleiden en trainen bij hun overstap.

De tekst gaat verder onder de afbeelding.